En personalhandbok är ett smidigt sätt för era medarbetare att lära känna företagets rutiner och arbetssätt och besvarar frågor om stort och smått. Här går vi igenom vad en personalhandbok är och vad den kan innehålla.

Varför ska man ha en personalhandbok?

En personalhandbok är ett smidigt sätt att samla och beskriva företagets personalpolitik, arbetssätt och rutiner. Den fungerar som vägledning för era medarbetare och blir ett levande dokument som ett komplement till gällande lagar, avtal och regler. Den är till stor nytta för både för chefer och anställda eftersom den tydliggör hur en specifik situation eller uppgift ska hanteras. Båda parter har gemensamt intresse i informationen, en enhetlig personalhandbok ger transparens i företagets normer och förväntningar och bidrar på så vis till enighet och lika behandling – att alla vet vad som gäller.

Vad ska en personalhandbok innehålla?

Det är bara ni som sätter gränser för hur mycket som ryms i er personalhandbok. Betrakta den som ett uppslagsverk för era medarbetare där de själva enkelt kan finna svar på sina frågor. Detta är särskilt bra för de nyanställda på företaget som till en början säkerligen har många funderingar. Personalhandboken kan till exempel innehålla rutiner gällande:

 

  • Tidrapportering
  • Sjukanmälan
  • Policys gällande flextid eller resor
  • Hur man hanterar reseräkningar
  • Ämnen av praktisk art som steg för steg beskriver var och när medarbetare och chefer ska registrera information i olika situationer, som till exempel övertid, föräldraledighet och andra ledigheter.

Personalhandboken innehåller också ofta förutsättningar i avtal och policys som reglerar hur exempelvis övertid och ledigheter beräknas. Det är bra om personalhandboken innehåller en kort beskrivning gällande beräkningsgrunder för att tydliggöra vad som gäller, hänvisa eller länka sedan till en mer detaljerad information om avtal och policys för att inte göra personalhandboken för tung och utförlig.

Visar det sig att det saknas dokumenterad information för ämnesområden som ska finnas i personalhandboken är det en god idé att utveckla och implementera dessa så att de sedan kan inkluderas i personalhandboken.

Så kommer ni igång med personalhandboken

I samband med etablering av en personalhandbok är det viktigt att identifiera ägarskap av innehåll och ta fram en förvaltningsplan. En bra struktur och väldefinierad handbok underlättar det fortsatta arbetet.

Personalhandboken kan byggas upp en med färdig mall eller så börjar ni från grunden och skräddarsyr innehållet till er verksamhet. I starten av att arbeta fram eller uppdatera en redan existerande personalhandbok är det smart att göra en plan utifrån de viktigaste frågorna som behöver komma på plats och fungera i verksamheten. Detta för att åstadkomma kvalitet och tydlighet i de mest angelägna ämnena.

Med hjälp av den prioriterade ämneslistan som skapats kan arbetet påbörjas med att se över vilken information som redan finns och hur den kan utnyttjas. Ibland kan man enkelt länka till befintlig dokumentation, ibland krävs ombearbetning för att skapa tydlighet som hjälper medarbetarna att enkelt och snabbt tillgodogöra sig informationen.

Tillgänglighet

Hur och var personalhandboken publiceras beror på verksamhet och redan befintliga informationskanaler i företaget. Personalhandboken bör vara lättillgänglig och synlig för att bidra till att den används och efterlevs – därför är det klokt att använda redan etablerade verktyg för informationsspridning. Vanligtvis publiceras personalhandboken på intranätet.

Förvaltning av personalhandboken

Att få en väl fungerande och uppdaterad personalhandbok kräver löpande arbete och underhåll. För att vara säker på att arbetet med personalhandboken inte bara blir ett engångsjobb som sedan förfaller är det viktigt att knyta upp roller i verksamheten som kontinuerligt uppdaterar informationen och bidrar till det levande dokument den förtjänar! Med hjälp av er förvaltningsplan kan ni hålla koll på tidpunkter eller händelser som uppmärksammar behovet av uppdatering eller komplettering av information i personalhandboken.


Vill ni ha hjälp att göra en personalhandbok?

Vi på Azets kan både hjälpa er att ta fram en personalhandbok eller göra en översyn av en befintlig. Ta kontakt med oss direkt!

Läs mer om tjänsten Personalhandbok här

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Jag är informerad om att jag kan läsa mer om hur Azets behandlar mina personuppgifter i Azets integritetspolicy. Jag kan när som helst göra ändringar i min prenumeration eller avprenumerera från kommunikation från Azets.

Anna Andrén

Om Anna Andrén

Anna Andrén är senior HR rådgivare och har tidigare varit gruppchef för lönekonsulter på Azets. Innan dess arbetat som konsult och chef med HR processer och HR system som fokus. Har bland annat erfarenhet av shared service, kravställning, tester och implementeringar av HR- och service management lösningar.