Glöm inte löneavdelningen som också behöver god ledning

I väldigt många verksamheter är löneavdelningen nästan som en svart låda, där man skickar in information i den ena änden och får ut lön i den andra. Ledningen vet sällan vad som händer där inne i lådan och har därför ingen aning om ifall resurserna utnyttjas optimalt, eller om lönerna är korrekta. Genom att ta reda på hur er löneavdelning löser sina uppgifter kan ni arbeta proaktivt, och strategiskt optimera funktionen istället för att bara reagera när det uppstår fel eller misstag.

Varför ska vi lägga oss i lönearbetet?

Löneadministratörerna är ofta väldigt specialiserade och vill lösa sina uppgifter så korrekt som möjligt. Det känns därför tryggt att bara låta lönerutinerna vara som de alltid har varit, för det fungerar ju. Ibland hör man följande ursäkter:

”- De anställda får sina löner i tid. Det blir inte fel. Kostnaderna är som förväntat. Så länge lönen inte är ett problem låter ledningen löneavdelningen sköta arbetet som de vill.”

Detta är en välkänd situation, vilket är helt förståeligt. När det handlar om löner finns rädslan för att något ska bli fel där som ett ständigt hot. Tänk om det blir fel i löneutbetalningarna för att ledningen börjar blanda sig i vad löneavdelningen arbetar med och hur de ska lösa sina arbetsuppgifter? Det skräckscenariot räcker ofta för att många ska låta bli att gå på djupet med löneadministrationen. Spara på nerverna genom att läsa vår kostnadsfria guide ”Fem sätt att modernisera lönefunktionen”

Förtroende är bra – men löneavdelningen bör inte leda sig själv

Bristande inblick i löneadministratörernas arbete i kombination med rädslan för fel kan leda till en situation där löneavdelningen de facto leder sig själv, eftersom alla litar på att de löser sina uppgifter korrekt.

När kunskapen om ett visst fackområde är koncentrerat till ett fåtal personer som är specialister på vad de gör, och det inte finns någon som kan ta över arbetet om de blir sjuka eller frånvarande, blir verksamheten sårbar. Detta gäller även lönefunktionen. Där kan medarbetarna ofta känna sig pressade att arbeta trots att de är sjuka eller på semester, eftersom de vet att det hänger på dem om kollegorna ska få sin lön.

Samtidigt är de anställda på löneavdelningen ofta yrkesmässigt isolerade från resten av verksamheten. Om de anställda inte ingår i en professionell gemenskap i det dagliga arbetet – och inte har en ledning som kan fungera som bollplank och ge inspiration – är det lätt hänt att fastna i gamla vanor och ineffektiva rutiner, och det kan även vara svårt att hålla sig uppdaterad inom det breda och komplicerade fackområde som löneadministration utgör.

Missa inte vårt nyhetsbrev där vi delar med oss av fler intressanta artiklar inom lön & HR. Prenumerera här

Hur leder man då lönefunktionen?

Ledningen vid andra avdelningar tänker ofta proaktivt och arbetar för att undvika att problem överhuvudtaget uppstår, men vid ledning av löneavdelningen sker styrningen ofta reaktivt.

Men hur ska vi göra för att leda även löneadministrationen på ett proaktivt sätt? Första steget är att få insikt om hur arbetet med lönerna går till i er verksamhet. Med andra ord, vad gör löneavdelningen egentligen, när de arbetar med lönerna?

Få överblick över hur processerna ser ut

Ett av de bästa sätten att skaffa sig en överblick är att göra en nulägesbeskrivning av arbetsprocesserna i löneadministrationen – så som de ser ut just nu. När en sådan beskrivning tas fram, följer man som regel arbetet på löneavdelningen under en period. Genom observationer och frågor får man en överblick över hela förloppet som det ser ut i en lönekörning.

Själva processen med att utarbeta en nulägesbeskrivning resulterar oftast i att man ganska snart hittar några lättillgängliga optimeringsmöjligheter som lätt kan implementeras.

”När man tvingas till att förhålla sig undersökande och kritiskt till de nuvarande rutinerna så dyker det enligt min erfarenhet snart upp flera optimeringsmöjligheter som enkelt kan genomföras, men som förut låg dolda bakom gamla vanor.”

Hur ska ni gå tillväga?

Om ni vill skaffa er en överblick över arbetsrutinerna så som de ser ut idag, kan ni med fördel jobba er igenom nedanstående checklista. Om ni ställer er dessa frågor och får dem besvarade i detalj, har ni kommit en bra bit på väg mot en djupare förståelse.

• Intressenter och ansvarsfördelning – vem gör vad och vem ska bidra?
• Input – vilka data får löneavdelningen från andra delar av verksamheten?
• Behandling – vad gör man med dessa data?
• System – vilka system används i behandlingen?
• Regler och undantag – vilka processer används normalt och vilka används inte?
• Godkännande och validering – vem godkänner och på vilket sätt?
• Output – vad händer när lönebehandlingen är färdig? Vem ska ha vilka data och varför?
• Det viktigaste vid en sådan beskrivning är dock att det sker i nära dialog med dem som utför arbetet till vardags i er verksamhet.

Kommunikation och dialog underlättar

Det är inte bra för någon om löneadministratörerna känner sig trampade på tårna eller tror att de inte gör sitt jobb tillräckligt bra. Det är därför viktigt att man tar både personlig och professionell hänsyn när man ska ställa kritiska frågor och ge sig in på djupet på en avdelning som under en längre tid har varit självstyrande.

Denna situation kan undvikas om ni kommunicerar era intentioner klart och tydligt. Förklara för medarbetarna på löneavdelningen att ni vill försöka förstå deras vardag lite bättre, så att ni har ett bra underlag för att underlätta deras arbete – och få dem att vilja delta hela vägen genom processen

Ta hjälp på vägen

Att beskriva arbetsgången i löneadministrationen är ett första steg på vägen mot att leda den. Men att gå från en djupare förståelse av lönefunktionen till att sedan optimera den kan vara en svår uppgift, särskilt om ledningen inte är specialister och därför inte har den nödvändiga kunskap och insikt som krävs för att utmana lönepersonalen på deras expertområde.

Här kan det vara en fördel att samarbeta med en extern part, som har den erfarenhet och kunskap på löneområdet som krävs för att kunna gå igenom och ifrågasätta rutiner och arbetsmetoder. 

Azets konsulter kan hjälpa er att modernisera löneavdelningen – vilket har varit mycket värdefullt för såväl ledningen som lönepersonalen i de berörda verksamheterna.  Utifrån ett objektivt perspektiv ser vi över hur arbetsuppgifterna genomförs idag. Resultatet är ofta att de existerande arbetsmetoderna kan optimeras utan att det nödvändigtvis behövs investeringar i nya system eller lösningar. 

Kontakta oss

Vår kostnadsfria guide Fem sätt att modernisera lönefunktionen hjälper er se över vart verksamhetens lönefunktion är idag och hur den ska se ut i framtiden.