Varför ska man ha en personalhandbok?
En personalhandbok är ett smidigt sätt att samla och beskriva företagets personalpolitik, arbetssätt och rutiner. Den fungerar som vägledning för era medarbetare och blir ett levande dokument som ett komplement till gällande lagar, avtal och regler. Den är till stor nytta för både för chefer och anställda eftersom den tydliggör hur en specifik situation eller uppgift ska hanteras.
Båda parter har gemensamt intresse av informationen, och en enhetlig personalhandbok ger transparens i företagets normer och förväntningar och bidrar på så vis till enighet och lika behandling - att alla vet vad som gäller.
Vad ska en personalhandbok innehålla?
Personalhandboken beskriver allt från företagets värdeord till hur man ansöker om semester eller hur man hanterar reseräkningar. Den blir därför ett ovärderligt uppslagsverk för era medarbetare, inte minst för de nyanställda på företaget som till en början kan ha många funderingar som de själva enkelt kan hitta svaren på.
Kräver löpande arbete och underhåll
Att utveckla en personalhandbok är steg ett. Att få en väl fungerande och uppdaterad personalhandbok kräver löpande arbete och underhåll. I samband med etablering av en personalhandbok är det viktigt att identifiera ägarskap av innehåll och ta fram en förvaltningsplan. En bra struktur och väldefinierad handbok underlättar det fortsatta arbetet.
Om tjänsten
Vi på Azets kan både hjälpa er att ta fram en personalhandbok och göra en översyn av en befintlig. Tillsammans gör vi en plan utifrån de viktigaste ämnena och börjar med att inventera befintlig och relevant dokumentation samt kartlägga gällande avtal och policys. Vi erbjuder stöd och hjälp i arbetsplaneringen likväl som i dokumentationsarbetet och implementering.
Sammanställning - Vi gör en kartläggning av gällande kollektivavtal, lokala avtal, policys och interna rutiner och instruktioner som berör HR och lön. Finns existerande informationskällor som är väl fungerande? Befintliga kommunikationskanaler kartläggs.
Prioritera och strukturera – I samarbete med er planlägger vi innehållet i en personalhandbok och gör en prioritering av ämnesområden som är viktigast att vidta först. Personalhandboken kan byggas upp en med färdig mall eller så skräddarsys innehållet till er verksamhet.
Dokumentera och komplettera personalhandboken – arbetet med att sammanställa personalhandboken startar. Tidigare kartläggning har gett en bild av befintligt material att utgå från, det kan vara rutiner gällande tidrapportering, hur man sjukanmäler sig eller policys gällande flextid eller resor. Visar det sig att det saknas dokumenterad information för ämnesområden som ska finnas i personalhandboken, påbörjas arbetet med att utveckla och implementera dessa så att de sedan kan inkluderas i personalhandboken.
Planlägga implementering av personalhandbok - Hur ska den publiceras, hanteras och fortsättningsvis uppdateras i förvaltning? Vem äger personalhandboken? Vem ansvarar för respektive ämne/frågeställning?
När arbetet är klart lämnas personalhandboken över till er. En enkel förvaltningsplan som vi utarbetar tillsammans hjälper till att säkerställa att personalhandboken uppdateras kontinuerligt och blir ett levande dokument.
Överlämning och publicering - Vid behov kan en förvaltningsplan och checklista utformas för att förenkla fortsatt förvaltning.