Så gott som alla företag har idag ett digitalt lönesystem, men det är inte alla som har det mest passande lönesystemet för företagets behov. Det är inte heller alla som har ett uppdaterat lönesystem. Och det är långt ifrån alla som utnyttjar det optimalt.
Lönesystem har idag ett brett utbud av funktioner som kan göra livet lättare för löneavdelningen - men det är få som är medvetna om vad funktionerna är och hur de används. Kanske finns det redan ett system för tidsregistrering i företaget där det faktiskt är möjligt att ställa in i lönesystemet så att informationen från detta läses in automatiskt.
Läs också: Så minskar ni personberoendet på löneavdelningen
Löneadministratören sitter kanske varje månad och beräknar arbetstagarnas timlöner som istället kan automatiseras i lönesystemet. Och kvalitetskontroll av löner görs genom att granska alla utbetalningar slaviskt, där lönesystemet egentligen skulle kunna ta fram en lista med avvikelser från det normala.
Uppdatera system och kunskap
På en löneavdelning, där det finns en enda eller ett fåtal anställda och en chef som inte är en specialist, kan det vara svårt att hålla sig uppdaterad på systemfronten. Det kräver ju trots allt en viss it-kunskap att sätta upp ett lönesystem.
I många företag behövs det också göras särskilda justeringar anpassningar i systemen för att passa företaget. Detta kan ge upphov till en viss motvilja. För tänk om något skulle gå fel? Eller om era speciella anpassningar påverkas eller raderas i och med en uppdatering?
Det är förståeligt att ni är försiktiga med att röra lönesystemet, men det är ofta värt att lägga pengar på en översyn. Är ni inte bekväma med att se över systemet själva bör ni ta professionell hjälp - till exempel från er systemleverantör. Det är ofta en hel del av processerna i en löneavdelning som kan automatiseras i lönesystemet - om ni bara vet hur.
Har ni ett gammalt lönesystem bör ni också överväga om det kan vara dags att byta ut det. Även om många olägenheter kan optimeras genom korrekt och optimalt nyttjande av systemets kapacitet, är det i vissa fall mest praktiskt att byta till en nyare och modernare lösning som är bättre rustad att stödja företagets integration med andra system.
Är ni osäkra? Outsourca!
Att ta hjälp med lönehanteringen av en outsourcingleverantör kan vara ett gott alternativ då de vanligtvis tillhandahåller de system som behövs för att leverera tjänsten. Det betyder att ni som kund inte längre behöver ha interna system för lönehantering och slipper därmed kostnaderna för dessa.
Dessutom kan ni dra nytta av det faktum att en outsourcingleverantör som servar flera företag kan göra större investeringar i till exempel it och processer. Genom dessa lärdomar och erfarenheter bygger leverantören en fördjupad kunskap om hur man bäst bedriver en lönefunktion - allt från hur man organiserar den till vilka it-system som bäst lämpar sig. Dessutom är underhåll och drift av olika system, uppdateringar enligt gällande lagar och regler, “hårda” kostnader som servrar/licenser/molnkostnader samt kostnader för it-personal ofta möjliga att sänka, beroende på vilka delar ni väljer att lägga ut.
Läs också: Så minskar ni personberoendet på löneavdelningen
Vill du veta mer om hur du kan förbättra er lönehantering
Ladda ner guiden "Fem sätt att modernisera lönefunktionen" för att se hur ni kan förbättra er lönehantering redan idag.
Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?
Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill outsourca sin löneadministration, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!
