Många företag är mycket personberoende när det gäller lön. Hos vissa företag består löneavdelningen av en enda person och på vissa företag är det bara löneadministratören som har tillgång till lönesystemet. Det är en väldigt sårbar situation eftersom de anställda måste få sin lön, oavsett om löneadministratören är sjuk eller på semester.
Om löneadministratören dessutom sitter med samma uppgifter varje dag, flera år i rad, kan det vara mycket svårt att beskriva exakt alla arbetsmoment eftersom det oftast görs av ren vana. Uppgifterna går på rutin och ifrågasätts sällan varför de görs på ett visst sätt.
Läs också: Använder ni lönesystemet optimalt?
Beskriv arbetsprocesserna
Ett bra sätt att minska sårbarheten är utarbeta en processbeskrivning över alla arbetsuppgifter på löneavdelningen. Då är det lättare för en backup att ta över om ordinarie löneadministratör inte är på plats. Det gör också övergången mycket enklare om en ny administratör ska läras upp. Förutom att identifiera förbättringsområden kommer en processbeskrivning även att minska sårbarheten vid sjukdom, frånvaro eller om någon på avdelningen slutar.
Låt någon annan göra jobbet åt er
Ytterligare ett bra sätt att minska sårbarheten är att outsourca lönehanteringen till ett företag som har detta som sin kärnverksamhet. Genom att välja rätt leverantör som kan tillhandahålla ett team av konsulter som är insatta i era processer och rutiner kan ni undvika problem vid ledighet och sjukskrivningar. Ni kan räkna med garanterad leverans samt att ni får tillgång till mer resurser och expertkompetens, som tillsammans minskar sårbarheten. Arbetssättet och processerna blir effektivare eftersom de baseras på många års erfarenheter, verksamheter och bästa praxis.
Dessutom - genom att välja outsourcing finns mer tid och kraft över till att fokusera på det strategiska arbetet och kärnverksamheten. Något som många av dagens ekonomi- och personalchefer alltför sällan hinner med.
Läs också: Använder ni lönesystemet optimalt?
Vill du veta mer om hur du kan förbättra er lönehantering?
Ladda ner guiden "Fem sätt att modernisera lönefunktionen" för att se hur ni kan förbättra er lönehantering redan idag.
Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?
Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill outsourca sin löneadministration, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!
