Löneskuld och kvittning - tänk på detta

Vi får ibland frågor från arbetsgivare om hur de ska gå tillväga om felaktig lön har utbetalats till en medarbetare och vad de bör tänka på vid kvittning. En felaktig kvittning kan ge stora konsekvenser och arbetsgivare kan riskera skadestånd, det är därför viktigt att känna till reglerna. Här är några saker att ha koll på.

Det finns flera anledningar till att kvittning kan uppstå, det kan till exempel handla om att fel lön utbetalats. Ofta hinner arbetsgivaren upptäcka felaktigheter innan den definitiva lönen gått till bank för utbetalning, men mer än ofta när arbetsgivare upptäcker en felaktig utbetalning vill denne att beloppet kvittas mot nästkommande lön.

Huvudregeln är att felaktig utbetald lön ska återbetalas, dock är kvittning något som är reglerat i “kvittningslagen”. En arbetsgivare kan inte bara hur som helst välja att innehålla en del av nästkommande löneutbetalning då den anser sig ha rätt till att kvitta en tidigare felaktig utbetalning. Arbetsgivare är nämligen skyldiga att utbetala lön till medarbetaren som är överenskommet för utfört arbete.

Löneskuld - hur kan den uppkomma?

Många gånger händer det att frånvaro har missats att rapporteras, eller att medarbetaren har ändrat sysselsättningsgrad vid ett flertal tillfällen under en och samma månad. Det kan också handla om att en medarbetare har gått över från släpande timlön till månadslön i innevarande månad och att för mycket lön har utbetalats. Här är några fler exempel på hur löneskulder kan uppstå:

Förskottssemester

Vi talar många gånger om att en medarbetare behöver tjäna in semester år ett, för att kunna ta ut betald semesterledighet under år två. I många fall tillämpas även förskottssemester som innebär att en nyanställd medarbetare har möjlighet att till exempel ta ut betald ledighet under sommaren under sitt första anställningsår, trots att denne inte har någon intjänad betald semester. Vid det tillfälle medarbetaren tar ut förskottssemester uppstår det en skuld till arbetsgivaren, då denne ligger ute med pengar för att medarbetaren ska kunna vara betalt ledig.

Detta är en skuld arbetsgivaren kan få igen om medarbetaren slutar inom fem år. Däremot om personen har mottagit förskottssemester och har arbetat längre än fem år i företaget avskrivs skulden i sin helhet och arbetsgivaren har ingen rätt att kräva tillbaka beloppet. Det finns också andra undantag där arbetsgivare inte kan återkräva beloppet om förskottssemester, t ex vid en uppsägning pga arbetsbrist, sjukdom mm. Till skillnad från renodlad kvittning, regleras medarbetarens skuld i semesterlagen § 29A.

Släpande avdrag

Bortsett från semester finns det också frånvaro i form av bl.a. sjukdom, vård av barn och föräldraledighet, som regleras i efterföljande månad från att frånvaron har inträffat. Detta kan ibland ses som en skuld, men i detta fall handlar det om en reglering, vilket inte ger uppkomst för kvittning och ger arbetsgivaren rätten till att göra regleringen utan samtycke från medarbetaren i följande månad. Regleringen av frånvaro sker mot lön, därför är det extra viktigt att all frånvaro hanteras när den sista lönen utbetalas i det fall en medarbetare är under uppsägningstid, så att det finns någon lön att reglera mot.

Lån från arbetsgivare till arbetstagare

Emellanåt händer det att en arbetsgivare lånar ut pengar till en medarbetare. I detta fall uppstår en direkt skuld. Denna skuld regleras vanligtvis i ett skuldebrev eller motsvarande. I skuldebrevet ska det framgå vilka parterna är, kreditbeloppet, ränta, avgifter, löptid, amorteringsplan, dröjsmål- och övriga villkor. Vanligtvis reglerar de övriga villkoren om hur skulden ska hanteras i det fall medarbetaren slutar innan skulden är löst. Skulle situationen uppstå där lånet löper på men medarbetaren inte har betalningskapacitet pga olika anledningar kan tvungen kvittning komma på tal.

Uppsåtligt orsakat skada

Tyvärr finns det, kanske inte så ofta, någon enstaka medarbetare som vill bolaget illa och uppsåtligen försöker bringa skada gentemot företaget. För dessa skador har företaget rätt att använda sig av kvittning. I denna situation har arbetsgivaren bevisbördan att medarbetaren har handlat med uppsåt.

Att tänka på vid kvittning av löneskuld

Praxis är att kvittning mot lön endast får ske när medarbetaren givit sitt samtycke till detta, genom frivillig kvittning. Ett medgivande från medarbetaren kan inhämtas från anställningsavtalet, eller i en fordran då skulden uppkommer. Viktigt att känna till här är att medarbetaren kan, när som helst, återkalla sitt samtycke. I det fallet medarbetaren återkallar sitt samtycke kan inte frivillig kvittning göras och istället uppkommer en tvungen kvittning där processen ser annorlunda ut. Då krävs ett godkännande genom kronofogden vilket i sin tur kan leda till en begränsning för hur mycket som kan kvittas per respektive månad. Denna reglering av belopp finns inte i frivillig kvittning.

Men det finns också undantag, där arbetsgivaren har förlorat sin fordran på medarbetaren och kvittning blir svårare att genomföra. Det kan vara när medarbetaren har mottagit pengarna och förbrukat dessa i god tro och inte insett, eller borde ha insett, att dennes ersättning var för hög och återbetalningsskyldighet egentligen föreligger. I detta fall krävs samtycke till kvittning.

Situationen kan också vara omvänd, där medarbetaren borde ha förstått att utbetalningen är felaktig och skyldighet för återbetalning föreligger. Ett exempel på det kan vara att medarbetarens sysselsättningsgrad är 50%, men har fått en ersättning motsvarande en anställning om 100%. I detta fall är det inte rimligt att medarbetaren hävdar god tro, om lönespecifikationen varit tydlig. I detta fall kan tvungen kvittning komma på tal.

Tvungen kvittning skiljer sig från medarbetarens samtycke till kvittering genom att kvittning endast får ske efter det att arbetsgivaren begärt att få besked från Kronofogden  om hur stor del av medarbetarens lön som är skyddad mot kvittning. I vissa fall kan det även vara väldigt svårt att få ett beslut om tvungen kvittning från Kronofogden om medarbetaren i fråga har en låg inkomst.

Det finns också undantag där tvungen kvittning får äga rum oberoende av Kronofogdens besked:

• Kvittningsavtal i form av en lånehandling där arbetsgivaren lånat ut pengar till medarbetaren, där överenskommelsen är att ge arbetsgivaren rätt att göra ett löneavdrag för återbetalning av lånet.
  
  
• I det fall medarbetaren uppsåtligen orsakat en skada i tjänsten.
  
  
• Om det finns en bestämmelse som ger arbetsgivare rätt till att kvitta en fordran genom kollektivavtal, t ex om en medarbetare inte iakttar sin uppsägningstid och försätter arbetsgivaren i en svår situation.

Så kan Azets hjälpa er

Av allt att döma är regleringarna i ämnet inte helt tydliga och absolut inte enkla. Arbetsgivare som gör en felaktig kvittning kan riskera skadestånd, vilket medför en större anledning att syna reglerna och förutsättningarna kring kvittning mer ingående innan det genomförs. Vi på Azets har en gedigen erfarenhet kring såväl regleringar inom kollektivavtal som regler kring kvittning. Har du som arbetsgivare frågor eller funderingar kring detta eller önskar ni förslag på hur ni ska agera vid en situation kring kvittning är ni välkomna att höra av er till oss.

Kontakta oss

Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?

Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill lägga ut sin löneadministration, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!