Coronapandemins fortsatta framfart har lett till att Folkhälsomyndigheten uppmanar till hemarbete även fortsättningsvis. I och med det ställs också en hel del krav på arbetsgivaren med tanke på de anställdas arbetsmiljö. Beroende på vilka lösningar arbetsgivaren erbjuder kan det komma skatteeffekter. I den här artikeln tar vi upp vad som gäller skattemässigt om arbetsgivaren står för kostnader för hemmakontoret.
Vissa saker kan erbjudas skattefritt för medarbetaren medan andra blir skattepliktiga och bidrar då också till ökade kostnader i form av arbetsgivaravgifter. Det kan också uppstå frågetecken kring om momsen verkligen kan lyftas och när regelverk förhindrar det. Många gånger missas dessa frågeställningar i all iver att försöka få det så behagligt och stimulerande så möjligt för de anställda.
Bortsett från tillfälligt ändrade regler för år 2020 gällande beskattning av gåvor till medarbetare samt parkering vid arbetsplatsen har regeringen inte presenterat några särskilda regler gällande beskattning av förmåner eller utrustning kopplat till coronapandemin. Det innebär att det i övrigt är samma skatteregler nu som de som gällde innan pandemin.
Arbetsgivaren bekostar utrustning till hemmakontoret
Att låna hem redan befintlig arbetsutrustning kan vara skattefritt så länge medarbetaren är i behov av den i sin tjänst. Det är dock viktigt att tänka på att den specifika utrustningen är motiverad för att skattefriheten ska gälla. Som arbetsgivare är det viktigt att kunna argumentera för att det inte handlar om att arbetsgivaren täcker den anställdes privata kostnader och lika viktigt är det att ägarskapet ligger kvar hos arbetsgivaren. Samma förutsättningar gäller om arbetsgivaren köper in ny utrustning som medarbetaren får nyttja vid hemmakontoret.
Det finns dock ytterligare aspekter att tänka på, en av dem är momsen. Det kan exempelvis ifrågasättas om arbetsgivaren har rätt att lyfta momsen om arbetsgivaren köper in ett platsanpassat skrivbord eller anpassar belysningen vid hemmakontoret. Inköp av detta slag skulle nämligen kunna träffas av avdragsförbudet för stadigvarande bostad.
Privat inköp av utrustning
Om en arbetsgivare täcker en medarbetares privata kostnader är det att betrakta som skattepliktig förmån. Det gäller även om arbetsgivaren enbart täcker en del av kostnaden för produkten eller tjänsten. Att exempelvis bekosta medarbetarens bredband vid hemarbete är en skattepliktig förmån och i de fall arbetsgivaren istället ger medarbetaren en monetär ersättning för kostnaden är det att betrakta som skattepliktig lön.
Ett annat exempel som kan tänkas aktuellt är inköp av nytt headset som den anställde önskar utöver vad arbetsuppgifterna faktiskt kräver, liksom exempelvis en ny kontorsstol till hemmakontoret. I samband med att medarbetaren blir beskattad för förmånen går ägandeskapet över till medarbetaren. Under en begränsad period detta år, fram till sista december, skulle det dock kunna tänkas att arbetsgivaren utnyttjar möjligheten att ge medarbetare en skattefri gåva för att kringgå detta. En förutsättning för att det ska fungera är att det totala värdet på gåvor till den enskilde medarbetaren totalt sett inte överskrider de 1000 kr som det tillfälliga regelverket medger.
Personalvårdsförmåner, fika och friskvård
Grundregler för att något ska kunna klassas som en skattefri personalvårdsförmån är att förmånen är av mindre värde, att den riktar sig till hela personalstyrkan och att den erbjuds på arbetsplatsen. En vanligt förekommande personalvårdsförmån är enklare fika såsom kaffe och frukt, och att det måste erbjudas på arbetsplatsen är tydligt för att skattefrihet ska gälla.
I dagens läge kan det dock diskuteras vad som egentligen är att betrakta som arbetsplatsen eftersom hemmet för många upplevs vara det primära kontoret, om än tidsbegränsat. Normalt sett är det en skattepliktig förmån om arbetsgivaren bjuder på enklare fika i hemmet. Det skulle idag kunna argumenteras för att enklare fika kan erbjudas skattefritt i samband med exempelvis digitala möten som sker från dagens tillfälliga hemmakontor.
När det gäller friskvårdsbidrag, som visserligen är undantaget kravet om att det ska brukas på just arbetsplatsen, så har Skatteverket öppnat för att bidraget kan användas även till digitala medel såsom träningsappar och kostrådgivare online, vilket är ett välkommet besked för många som undviker att röra sig i folksamlingar.
Frågeställningarna som uppkommer med nya förhållanden och snabba förändringar blir lätt många och som arbetsgivare är det viktigt att ha koll på både redan existerande lagstiftning liksom de tillfälliga ändringar som kommer från regeringens håll. Det kan vara svårt att navigera i allt detta och säkerställa regelefterlevnad liksom bra nyttjande av de möjligheter som ges.
Har ni funderingar kring några av de nya reglerna som tillkommit med anledning av coronapandemin? Vill ni ha råd eller praktisk hjälp? Ta gärna kontakt med oss på Azets!
Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?
Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill outsourca sin löneadministration, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!
