Hej hoppsan. Under en stundande lågkonjunktur tvingas många arbetsgivare att skära ner i sin verksamhet. Processen vid varsel och uppsägningar är omfattande och det finns många olika moment som vilar på arbetsgivarens ansvar. Här går vi igenom viktiga aspekter och moment att tänka på i processens olika faser.
I detta ekonomiska läge måste många av oss, konsumenter liksom företag, gå på sparlåga och se över våra kostnader. Exempelvis, även det är en sista utväg, kan företag behöva se över sina personalkostnar och eventuellt förbereda för uppsägningar. Oberoende om ni står inför ett minskat kundunderlag som resulterar i en arbetsbristsituation eller en eventuell övertalighet vid omorganisering av verksamheten, finns det några viktiga aspekter och moment att tänka på i processens olika faser.
Fas 1 - Förberedelse och planering
Inledningsvis behöver målbilden för hur organisationen ska se ut efter en förändring tas fram, gärna med en tydlig organisationsplan, för att därefter se över vilka eventuella uppsägningar som går att undvika genom exempelvis omplacering, kompetenshöjande insatser eller naturliga avgångar.
En riskbedömning ur arbetsmiljösynpunkt behöver också göras för att påvisa konsekvenserna av den nya organisationen och förändringarna kommer att påverka de medarbetare som kommer finnas kvar. Att redan nu hitta lösningar på potentiella problem som kan komma att uppstå i samband med förändringarna för att företaget ska kunna förebygga dessa och vara bättre rustat i de fall de ändå uppkommer.
Som arbetsgivare behöver man också skapa en turordningslista. Arbetsgivaren har möjlighet att undanta tre personer från turordningen oavsett storlek på bolaget. Tidigare hade man rätt att undanta två personer men från den 1:a oktober 2022 gäller alltså tre personer enligt nya LAS. Arbetsgivaren måste motivera uppsägningen och påkalla förhandlingar med aktuella fackförbund. Motiveringen får inte vara diskrimineringsgrundande eller grunda sig på otillbörliga skäl. I vissa fall måste arbetsgivaren även varsla Arbetsförmedlingen om de planerade uppsägningarna.
Förberedelser inför förhandling med fackliga organisationer
För att förhandlingen ska gå så smidigt som möjligt är det viktigt att den fackliga organisationen får information så tidigt som möjligt för att kunna sätta sig in i frågeställningarna. När det kommer till arbetsbristsförhandlingar är det arbetsgivare som har en särskild informationsskyldighet, så ansvaret att detta sker är arbetsgivarens.
I samband med att den fackliga organisationen kallas till förhandling behöver de även skriftligen informeras om exempelvis skälen till de planerade uppsägningarna, berörda individer och vilken kategori de tillhör och när uppsägningarna önskas ske.
Varsla Arbetsförmedlingen
I de fall det är fem medarbetare eller fler som blir uppsagda till följd av arbetsbrist behöver även Arbetsförmedlingen varslas och det finns då särskilda tidsaspekter att förhålla sig till. Den information som ska inkomma till Arbetsförmedlingen liknar innehållsmässigt mycket det som tas fram inför förhandlingarna med fackförbunden.
Fas 2 - Förhandling med fackliga organisationer
När det väl är dags för förhandling inleds den med att arbetsgivaren beskriver nuvarande organisation och företagets förslag till förändrad organisation. Här är det också viktigt att påtala varför förändringarna behöver genomföras. I detta skede behöver också riskbedömningen som utfördes i fas 1 presenteras.
Med utgångspunkt från den omplaceringsutredning som också gjordes i fas1 behöver sedan kraven ni som arbetsgivare ställer samt vilka kompetenser som behövs i den nya organisationen gås igenom. Syftet med detta är att se om det är möjligt att lösa förändringsbehovet med omplaceringar. Som arbetsgivare ska man även kunna redogöra för om det finns några lediga befattningar i företaget och om det är möjligt att undvika uppsägningar genom att erbjuda omplacering till de anställda vars tjänster försvinner.
Under förhandlingen behöver arbetsgivaren beskriva vilken del av företaget eller vilken verksamhet som berörs av nedskärningen. Liksom gå igenom den turordningslista som tagits fram inför förhandlingen. Under förhandlingen finns en möjlighet att komma överens om att under uppsägningarna tillämpa en så kallad avtalsturlista vilken i så fall avviker från principen i LAS om ”sist in, först ut”.
Fas 3 - Dags för realisering av förändringarna
I den sista fasen av processen behöver de definitiva besluten tas kring den nya organisationen utifrån vad förhandlingen mynnat ut i. I det fall överenskommelse om avtalsturlista inte nåddes i förhandlingen följs lagens regler om ”sist in, först ut”, vilket betyder att den med längre anställningstid ges företräde till fortsatt anställning.
Vissa medarbetare kan komma att erbjudas omplacering med allt vad det innebär, medan andra behöver motta ett skriftligt uppsägningsbesked. Även de som tackar nej till erbjudande om omplacering kan i slutändan bli uppsagda istället.
Många medarbetare påverkas både direkt och indirekt vid denna typ av förändringar och det är därför också viktigt att reflektera kring kommunikationsstrategin för att både medarbetare som slutar och de som kommer att vara kvar får en så bra upplevelse som möjligt av förändringen.
En viktig del i detta är att som arbetsgivare ta ansvar för att utfärda de intyg som varje medarbetare har rätt till i samband med sitt avslut. För att en medarbetare som blivit uppsagd ska få ersättning från A-kassa och för att underlätta för den uppsagde att finna ny anställning, behöver arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg tas fram.
Försäkringar
Om man som arbetsgivare lyder under kollektivavtal är det också viktigt att inte missa att kontakta Trygghetsrådet och Trygghetsfonden. Genom dessa kan medarbetaren som blivit uppsagd exempelvis få hjälp, stöttning och coachning med att finna nytt arbete.
Företag som inte lyder under något kollektivavtal har sedan början på 2020 haft möjlighet köpa en liknande tjänst av Startkraft som kan hantera såväl yrkesarbetare som tjänstemän, är så fallet behöver Startkraft istället kontaktas.
FAS 4 - Behov av nyrekrytering
Det kan hända att det, efter uppsägningarna skett, ändå uppstår behov av nyanställning. När ett sådant behov uppstår måste anställning erbjudas i viss ordning i de fall det finns tidigare anställda som har företrädesrätt till återanställning, under förutsättning att de har anmält anspråk på företrädesrätt till återanställning. Därför är det viktigt att arbetsgivaren har full koll på sin tidigare uppsagda personals rättigheter till återanställning.
Summering
Processen vid varsel och uppsägningar är omfattande och det finns många olika moment som vilar på arbetsgivarens ansvar. Att brista i någon av dessa kan i värsta fall leda till att den tilltänkta aktiviteten inte kan verkställas enligt tidplan och behöver göras om på ett tillfredsställande sätt samt att det genererar en större merkostnad i form av eventuella viten och förlängda uppsägningstider.
På Azets har vi gedigen erfarenhet av omorganiseringar, uppsägningar och förhandlingar för såväl svenska som internationella bolag. Känner du som arbetsgivare att du behöver stöd i dessa frågor? Vi på Azets kan hjälpa er!
Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?
Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill lägga ut sin löneadministration, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
