Uppsägningar och varsel - arbetsgivarens ansvar

Lön & HR | 25/08/2020

 

Under påfrestande coronatider tvingas många arbetsgivare att skära ner i sin verksamhet. Processen vid varsel och uppsägningar är omfattande och det finns många olika moment som vilar på arbetsgivarens ansvar. Här går vi igenom viktiga aspekter och moment att tänka på i processens olika faser.


Coronapandemin fortsätter att påverka de svenska företagen även om trenden över spridningen i Sverige pekar åt rätt håll. Många konsumenter liksom företag går lite på sparlåga och hösten kommer att ge fler utmaningar. Under våren har många företag kunnat hantera hemarbete på ett relativt tillfredsställande sätt, delvis eftersom det funnits en redan upparbetad pipeline på beställningar och uppdrag. Under hösten ser många företag att dessa börjar sina och med minskade möten kan också minskade uppdrag eller beställningar väntas.

Många företag har behövt agera på den bristande efterfrågan redan under våren och sommaren. Och fler företag kan väntas följa. Dessutom står många organisationer i funderingar kring hur de ska navigera framåt då många av de stödpaket som regeringen har lanserat under året endast gäller för delar av detta år, som längst till årets slut. Därför är det i allra högsta grad läge att tänka på kommande år redan nu så att det finns en tydlig plan personalmässigt framåt. Särskilt då det i de flesta fall är personalens löner som bär den tyngsta posten i resultaträkningen.

Oberoende om ni står inför ett minskat kundunderlag som resulterar i en arbetsbristsituation eller en eventuell övertalighet vid omorganisering av verksamheten, finns det några viktiga aspekter och moment att tänka på i processens olika faser.

Fas 1 - Förberedelse och planering

Inledningsvis behöver målbilden för hur organisationen ska se ut efter en förändring tas fram, gärna med en tydlig organisationsplan, för att därefter se över vilka eventuella uppsägningar som går att undvika genom exempelvis omplacering, kompetenshöjande insatser eller naturliga avgångar.

En riskbedömning ur arbetsmiljösynpunkt behöver också göras för att påvisa konsekvenserna av den nya organisationen och förändringarna kommer att påverka de medarbetare som kommer finnas kvar. Att redan nu hitta lösningar på potentiella problem som kan komma att uppstå i samband med förändringarna för att företaget ska kunna förebygga dessa och vara bättre rustat i de fall de ändå uppkommer.

Som arbetsgivare behöver man också skapa en turordningslista och informera och påkalla förhandlingar med aktuella fackförbund samt i vissa fall även varsla Arbetsförmedlingen om de planerade uppsägningarna.

Förberedelser inför förhandling med fackliga organisationer

För att förhandlingen ska gå så smidigt som möjligt är det viktigt att den fackliga organisationen får information så tidigt som möjligt för att kunna sätta sig in i frågeställningarna. När det kommer till arbetsbristsförhandlingar är det arbetsgivare som har en särskild informationsskyldighet, så ansvaret att detta sker är arbetsgivarens.

I samband med att den fackliga organisationen kallas till förhandling behöver de även skriftligen informeras om exempelvis skälen till de planerade uppsägningarna, berörda individer och vilken kategori de tillhör och när uppsägningarna önskas ske.


Varsla Arbetsförmedlingen

I de fall det är fem medarbetare eller fler som blir uppsagda till följd av arbetsbrist behöver även Arbetsförmedlingen varslas och det finns då särskilda tidsaspekter att förhålla sig till. Den information som ska inkomma till Arbetsförmedlingen liknar innehållsmässigt mycket det som tas fram inför förhandlingarna med fackförbunden.

Fas 2 - Förhandling med fackliga organisationer

När det väl är dags för förhandling inleds den med att arbetsgivaren beskriver nuvarande organisation och företagets förslag till förändrad organisation. Här är det också viktigt att påtala varför förändringarna behöver genomföras. I detta skede behöver också riskbedömningen som utfördes i fas 1 presenteras.

Med utgångspunkt från den omplaceringsutredning som också gjordes i fas1 behöver sedan kraven ni som arbetsgivare ställer samt vilka kompetenser som behövs i den nya organisationen gås igenom. Syftet med detta är att se om det är möjligt att lösa förändringsbehovet med omplaceringar. Som arbetsgivare ska man även kunna redogöra för om det finns några lediga befattningar i företaget och om det är möjligt att undvika uppsägningar genom att erbjuda omplacering till de anställda vars tjänster försvinner.

Under förhandlingen behöver arbetsgivaren beskriva vilken del av företaget eller vilken verksamhet som berörs av nedskärningen. Liksom gå igenom den turordningslista som tagits fram inför förhandlingen. Under förhandlingen finns en möjlighet att komma överens om att under uppsägningarna tillämpa en så kallad avtalsturlista vilken i så fall avviker från principen i LAS om ”sist in, först ut”.

Fas 3 - Dags för realisering av förändringarna

I den sista fasen av processen behöver de definitiva besluten tas kring den nya organisationen utifrån vad förhandlingen mynnat ut i. I det fall överenskommelse om avtalsturlista inte nåddes i förhandlingen följs lagens regler om ”sist in, först ut”, vilket betyder att den med längre anställningstid ges företräde till fortsatt anställning.

Vissa medarbetare kan komma att erbjudas omplacering med allt vad det innebär, medan andra behöver motta ett skriftligt uppsägningsbesked. Även de som tackar nej till erbjudande om omplacering kan i slutändan bli uppsagda istället.

Många medarbetare påverkas både direkt och indirekt vid denna typ av förändringar och det är därför också viktigt att reflektera kring kommunikationsstrategin för att både medarbetare som slutar och de som kommer att vara kvar får en så bra upplevelse som möjligt av förändringen.

En viktig del i detta är att som arbetsgivare ta ansvar för att utfärda de intyg som varje medarbetare har rätt till i samband med sitt avslut. För att en medarbetare som blivit uppsagd ska få ersättning från A.-kassa och för att underlätta för den uppsagde att finna ny anställning, behöver arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg tas fram.


Försäkringar

Om man som arbetsgivare lyder under kollektivavtal är det också viktigt att inte missa att kontakta Trygghetsrådet och Trygghetsfonden. Genom dessa kan medarbetaren som blivit uppsagd exempelvis få hjälp, stöttning och coachning med att finna nytt arbete.

Företag som inte lyder under något kollektivavtal har sedan början på 2020 haft möjlighet köpa en liknande tjänst av Startkraft som kan hantera såväl yrkesarbetare som tjänstemän, är så fallet behöver Startkraft istället kontaktas.

FAS 4 - Behov av nyrekrytering

Det kan hända att det, efter uppsägningarna skett, ändå uppstår behov av nyanställning. När ett sådant behov uppstår måste anställning erbjudas i viss ordning i de fall det finns tidigare anställda som har företrädesrätt till återanställning, under förutsättning att de har anmält anspråk på företrädesrätt till återanställning. Det gäller således som arbetsgivare att ha full koll på sin tidigare uppsagda personals rättigheter till återanställning.

Summering

Processen vid varsel och uppsägningar är omfattande och det finns många olika moment som vilar på arbetsgivarens ansvar. Att brista i någon av dessa kan i värsta fall leda till att den tilltänkta aktiviteten inte kan verkställas enligt tidplan och behöver göras om på ett tillfredsställande sätt samt att det genererar en större merkostnad i form av eventuella viten och förlängda uppsägningstider.

På Azets har vi gedigen erfarenhet av omorganiseringar, uppsägningar och förhandlingar för såväl svenska som internationella bolag. Känner du som arbetsgivare att du behöver stöd i dessa frågor? Vi på Azets kan hjälpa er!


Kontakta oss