Lyckas med förändringsarbetet

Lön & HR | 20/06/2017

av Pernilla Claug

 

Du har fått en strålande idé som kommer att spara massvis med timmar i organisationen, och som dessutom kommer att höja kvaliteten på det färdiga resultatet. Du vet att dina hårt stressade arbetskamrater kommer att slippa de tråkiga rutinuppgifterna som de hela tiden klagar på, och istället kommer de att kunna ägna sig åt de arbetsuppgifter som de pratar om att de aldrig hinner med. Och ledningen har gett dig mandat. Så vad kan egentligen gå fel? Svaret är – allt!

För att komma fram till detta fantastiska bör-läge krävs ju en liten insats utöver det vanliga, visserligen under en kortare period från befintlig personal. Det krävs också att alla lär sig det nya arbetssättet för att det ska bli så effektivt som möjligt. För det finns inga effektiviseringar som kommer till stånd utav sig själv. I så fall skulle vi alla vara supereffektiva, och det är vi inte.

Övertyga dina medarbetare – lättare sagt än gjort

För att var och en ska veta vad de ska göra för att genomföra förbättringen krävs en beskrivning av det nya arbetssättet. Denna behöver naturligtvis kompletteras med en muntlig genomgång av varför förbättringen ska göras, och vad resultatet kommer att bli. Det kommer att finnas medarbetare som inte har tid att vara med på mötet, inte är på jobbet eller som inte tycker att mötet är tillräckligt viktigt osv. Den bilagda informationen har de inte tid att läsa/orkar inte/tycker inte är relevant.

Av de som kommer på mötet så kommer följande kommentarer helt säkert att komma:

  • Jag har inte tid just nu, det är så mycket att göra. (Ja, det är därför vi genomför den här effektiviseringen!)
  • Jag tycker det nuvarande arbetssättet är mycket bra. (Jag kan den rutinen och är rädd för att jag inte kommer att lära mig det nya sättet.)
  • Vi skulle behöva göra andra saker som är viktigare innan vi gör det här. (Jag klagar på allt och ser inte något positivt i förändring överhuvudtaget.)
  • Jag tycker det låter som ett strålande förslag! (Bara jag slipper göra det.)

När du går i från mötet kan du vara säker på att hur bra din idé än är, så kommer den inte att vara införd i din organisation inom den närmaste tiden. Och du själv kommer så småningom att själv ge upp, när du märker hur svårt det är att få dina medarbetare att göra förändringen, trots att du vet att alla skulle vara nöjda när den var klar. Och att ledningen pekar med hela handen gör inte saken mycket bättre.

 

Bloggbanner-lonehantering.jpg

 

Så hur gör du för att lyckas med ert förändringsarbete?

Fas 1 – Ambassadörerna
Det bästa sättet att lyckas genomföra ett förändringsarbete är att hitta de personer som du vet kittlas av förändringar och som inte kan motstå en utmaning. Det är dessa personer som du ska göra till dina ambassadörer. Genom att hjälpa dem att göra förändringen, och att uppmuntra dem till att komma med ytterligare förbättringsförslag under resans gång (tro mig, det kommer att komma inspel som gör din idé ännu bättre) så kommer dessa personer att lyckas. Ni kommer också att kunna uppdatera arbetsbeskrivningen allt eftersom ni testar det nya arbetssättet. Och ni kommer att ha roligt under tiden.

När förändringen är genomförd kommer de närmaste medarbetarna att upptäcka att de som gjort förändringen, helt plötsligt har fått mer tid till annat. Låt dem skryta med den saken!

Fas 2 – Följarna
I det här läget kommer de som inser att förbättringen medfört en bättre arbetssituation för dem som genomfört den, att också vilja sätta igång. Och då är du inte längre ensam om att veta vad som ska göras. Ambassadörerna kommer att hjälpa dig och ni kommer att ha en testad arbetsbeskrivning att följa. I den här fasen är det viktigt att se till att de som vill göra förändringen får den hjälp de behöver, samtidigt som det är viktigt att hela tiden prata om de positiva effekterna så att alla hör.

Fas 3 – Paradigmskiftet
I den här fasen har majoriteten gått över till det nya arbetssättet, och självklart är de supernöjda – precis som du visste att de skulle bli. Det nya arbetssättet har blivit den nya standarden. Men fortfarande finns det personer som arbetar på som tidigare. Det är nu du kan ställa krav på den resterande organisationen. Du har nu en massa ambassadörer som vet att ni är mer effektiva nu, och plötsligt finns det inga argument kvar för varför man inte skulle göra förändringen. Ansvaret för att göra förändringen flyttas nu över på den enskilde personen och det kan faktiskt till och med bli lite jobbigare att göra nu eftersom alla, som skulle kunna hjälpa, är upptagna med att göra de arbetsuppgifter de inte tidigare hade tid med. Lärdomen är att ju längre man väntar, desto besvärligare blir det. Förhoppningsvis kommer man ihåg det tills det är dags för nästa förändring.

Vi lever i en föränderlig värld

Idag mer än någonsin krävs det snabba förändringar, ibland till och med innan de gamla är fullt genomförda. Därför är det viktigt att inom organisationen avdramatisera förändringar som något tidskrävande och jobbigt och istället arbeta med att visualisera de förbättringar som en förändring kommer att resultera i. Den organisation som inte lyckas implementera ett naturligt arbetssätt med förändringar kommer att komma hjälplöst efter sina konkurrenter.

Azets har lång erfarenhet av att arbeta med förbättringar för sina kunder. I och med att vi arbetar processbaserat och med beprövade standardrutiner, kan vi enkelt applicera dessa på våra kunder och på så sätt effektivisera även deras processer. Läs mer om Azets tjänster

 

Om författaren Pernilla Claug

Pernilla Claug är gästbloggare på Azets blogg och arbetar idag som processkonsult. Pernilla har examen i systemvetenskap och företagsekonomi och hon har hela sitt yrkesliv arbetat med att effektivisera ekonomiprocesser.