Hantering av bil som förmån och hur ni undviker vanliga misstag

Huvudregeln kring förmåner för anställda

Huvudregeln när det gäller förmåner är att de alltid ska redovisas i AGI den månad som de nyttjas, vilket kan bli en utmaning för en arbetsgivare då denne ofta får informationen i efterhand från medarbetare eller leverantörer. En följdeffekt av AGI i kombination med eftersläpande information till arbetsgivaren är att administrationen i lönehanteringen har ökat. Om rapporteringen av AGI blivit felaktig på grund av att förmånsvärdet inte redovisats samma månad som förmånen nyttjades eller att förmånen tagits upp med fel belopp måste den rättas. 

Det kan därför vara bra att se över sina policys, processer och informationsflöden för att minimera behovet av korrigeringar. 

Förmånsbil

Att erbjuda sina medarbetare bil som förmån är vanligt om tjänsten kräver mycket resor. Det har också blivit allt vanligare att erbjuda en förmånsbil till högre befattningar trots att tjänsten som sådan inte kräver det. Definitionen av en förmånsbil är att företaget äger eller står för leasing av bilen och medarbetaren tillåts att använda bilen även för privat körning. Det blir då en förmån som följer med anställningen och ska enligt huvudregeln rapporteras i samma månad som den nyttjas. Förmånsbilen ska dock inte förväxlas med en tjänstebil. En tjänstebil ägs av företaget och används uteslutande för tjänsteresor. Exempel på en tjänstebil är polisbil, ambulans eller postbil.

En förmånsbil ska beskattas utifrån det fulla förmånsvärdet oavsett hur många dagar en medarbetare nyttjat bilen under en månad. Det räcker alltså med att bilen hämtas ut sista dagen i månaden för att beskattning ska ske med fullt förmånsvärde den aktuella månaden. I det fall en medarbetare byter bil under en månad, beräknas förmånsvärdet efter den bil som disponerats längst tid (flest antal dagar) under månaden.

Undantagen är få, men viktiga att komma ihåg

Det finns ett fåtal undantag från huvudregeln om upptagande av förmåner som tillåter en viss fördröjning i rapporteringen. Två undantag som är kopplade till bilen som förmån är fri trängselskatt och fritt drivmedel som tillåts rapporteras i AGI en respektive två månader i efterhand.

Om arbetsgivaren står för kostnaden för drivmedel för privat körning och trängselskatt behöver det tas upp för förmånsbeskattning. Trängselskatten ska beskattas motsvarande det faktiska värdet medan drivmedlet ska beskattas till 120% av kostnaden. Antalet mil som medarbetaren kör i tjänsten under ett kalenderår kan komma att påverka förmånsvärdet. Om medarbetaren kör 3000 mil eller mer så reduceras förmånsvärdet till 75% av fullt värde. Det är av största vikt att medarbetaren redovisar sin körjournal varje månad för att skapa förutsättningar för smidig och korrekt hantering av förmånerna i AGI och minska behovet av återkommande korrigeringar.

Undvik felaktigheter och rättningar – ta hjälp från oss på Azets

Vi på Azets vill gärna hjälpa dig som arbetsgivare att minska behovet av tidskrävande rättningar och hjälper er gärna se över era nuvarande informationsflöden och policys i syfte att uppnå en effektivare hantering. Vi hjälper bolag i Norden med HR, redovisningtjänster och löneadministration. Ta kontakt med oss direkt eller ta del av vårt nyhetsbrev nedan.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.