Ett år har snart passerat sedan samtliga arbetsgivare i Sverige började rapportera arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) istället för de årliga kontrolluppgifterna. Blev det lättare, tydligare eller bara krångligt? Låt oss gå igenom det första året med AGI.
Syftet med AGI är att skapa ett modernt och transparent system vilket underlättar Skatteverkets kontrollverksamhet och bidrar till att arbetsgivare kvalitetssäkrar sin löneprocess. Ett långsiktigt mål är att även effektivisera arbetsgivarens rapportering till myndigheter, men har det blivit så?
Införandet av AGI har medfört en rad förändringar i lönehanteringen och lett till förändrade processer och systemanpassningar. Även om syftet med införandet av AGI alltid varit tydligt så är det först nu som vi på riktigt kan analysera konsekvenserna av förändringarna som kommit med den nya rapporteringen.
Rätt ersättning i rätt månad
Från Skatteverket har det varit tydligt – det är kontantprincipen som gäller, även för förmåner (men med vissa undantagsfall). Kontantprincipen innebär att pengarna/förmånen ska redovisas i den period som de har kommit mottagaren tillhanda. Det utrymme för justeringar av lön och förmåner som tidigare funnits när rapporteringen till Skatteverket gjordes årsvis finns inte längre och det är därför extra viktigt att rätt ersättning och rätt förmån lönebereds i rätt månad. Skulle ett lönepåverkande underlag komma löneansvarig sent tillhanda, och lönen redan är stängd och klar, så behöver en ytterligare lönekörnig göras för den månad som underlaget hör till och en ny justerad, AGI rapporteras till Skatteverket. Det innebär en ökad administration för löneansvarig.
Förenklingar vid förmåner
En förmån vars hantering både har blivit enklare och mer administrativ på samma gång är den som avser bilar. Förmånen ska redovisas i rätt månad, vilket kan innebära att en extra lönekörning kan behöva göras när ett byte av bil sker och informationen kommer till löneansvarig efter det att AGI har rapporterats för perioden. Tidigare kunde förmånsvärdet justeras på nästkommande lön.
Det som har förenklats är dock att Skatteverket begär färre uppgifter avseende bilen i rapporteringen mot tidigare. Det räcker numera med själva förmånsvärdet, till skillnad mot tidigare år då även modellkod, antal månader som förmånen varit aktuell och eventuell betalning med nettopengar avseende förmånen behövde redovisas.
Konsekvenser vid inkorrekta tidrapporter
För medarbetare där en skuld till arbetsgivaren har uppkommit, orsakad av exempelvis bristande attestrutiner eller kommunikationskanaler, har övergången till AGI tyvärr blivit påtaglig. Så hur kan dessa situationer undvikas? Jo, genom att informera och utbilda inom företaget.
De som attesterar tidrapporter eller tillhandahåller annan lönepåverkande information har ett stort ansvar i att rapporteringen är korrekt och sker i tid till löneansvarig. Det är därför mycket viktigt att ansvar och rutiner för detta är tydligt förankrade i organisationen. Lika viktigt är det att samtliga medarbetare är införstådda med vilka förväntningar som ställs på dem när det kommer till tidsregistrering, frånvarorapportering och reseräkningar.
Det är omöjligt att rätta skatt
I de fall där till exempel information avseende en medarbetares avgångsdatum inkommer sent kan medarbetaren bli återbetalningsskyldig. Sedan AGI har införts är det inte längre möjligt att backa bruttolönen och be medarbetaren endast återbetala den nettolön som utbetalats. Arbetsgivaren behöver numera återkräva både nettolönen och den avdragna preliminärskatten som hamnat på den enskildes skattekonto.
Detta kan naturligtvis upplevas negativt för den enskilde medarbetaren som drabbas hårt av misstag utanför dennes kontroll. En lösning för medarbetaren kan vara att ansöka om jämkningsbeslut från Skatteverket för att på så sätt jämka mot kommande inkomster under året. I annat fall gäller det att vänta till deklarationen är färdig och då få tillbaka dessa pengar. Sammanfattningsvis kan man säga att det viktigaste är att det blir rätt från allra första början.
Blev det lättare med AGI eller inte?
Vi på Azets kan konstatera att införandet av AGI har lett till både förtydligade riktlinjer och rutiner för medarbetare och chefer, vilket i sin tur medfört ökad regelefterlevnad och kvalitet. Men blev det lättare administration med AGI eller inte?
“Kanske inte än” lyder svaret på den frågan just nu. När arbetsgivare, chefer och medarbetare har vant sig vid det nya systemet så ja – då kommer hanteringen att innebära en förenkling.
Vi på Azets har full koll på AGI och vad det innebär för våra kunder och deras lönehantering. Tveka inte att kontakta oss om ni behöver hjälp eller rådgivning. Eller passa på att läsa mer om Azets tjänster, vi erbjuder bland annat löneoutsourcing till företag samt inom HR och redovisning.
