Från och med januari 2019, och för vissa arbetsgivare redan från juli 2018, gäller nya regler för arbetsgivardeklarationen. Förändringen innebär att du som arbetsgivare ska redovisa de utbetalningar och skatteavdrag du har gjort per person varje månad till Skatteverket. Här ger vi några tips och råd inför det nya sättet att rapportera.
Hur ser det ut idag med rapportering av arbetsgivardeklaration?
Den totala summan av bruttolön, förmån, sociala avgifter och avdragen preliminärskatt rapporteras till Skatteverket, vilket innebär att arbetsgivaren bara behöver justera den totala summan om någon korrigering ska göras.
Hur kommer det att se ut med rapportering av arbetsgivardeklaration på individnivå från och med 1 januari 2019?
- Detaljerad rapportering om bruttolön, övrig förmån, bilförmån, drivmedelsförmån och bostadsförmån ska göras i AGI per anställd (arbetsgivardeklaration på individnivå). Detta innebär att en justering behöver göras för varje anställd om rättning i lön ska göras.
- Observera att arbetsgivare får EJ korrigera inbetald preliminärskatt åt anställda, och anställda ska återbetala hela bruttoskulden, det vill säga nettolön plus skatt tillbaka till arbetsgivare vid skuldhantering.
- Till skillnad från tidigare kommer ni att delges två olika rapporter som ingår i slutliga rapporterna:
1) En sammanställning av de totalt inrapporterade summorna.
2) En individuppgifter som specificerar exakt hur mycket lön, förmån samt inkomstskatt som rapporterats till Skatteverket.
Tips och råd inför AGI
Lönesystem
Se till att ditt företags lönesystem är anpassat för att kunna hantera arbetsgivardeklaration på individnivå.
Se över era lönerutiner
Se till att era lönerutiner är anpassade för det nya sättet att redovisa. För att kunna lämna en korrekt arbetsgivardeklaration och slippa rätta i efterhand behöver du färdiga underlag för allt som kan påverka månadens ersättning och avdragen skatt. Det gäller till exempel uppgifter om förmåner och semester. Glöm därför inte att informera dina anställda om att rapportera i god tid innan du betalar ut lönen.
Observera att ni som arbetsgivare EJ har möjlighet att återkräva inbetald preliminärskatt från SKV åt era anställda framöver. Det innebär att en medarbetare som fått en löneskuld måste betala tillbaka hela bruttobeloppet om lön felaktigt betalats ut eller en skuld uppstått av en eller annan orsak. Det kan komma att upplevas som en försämring för medarbetaren som kommer behöva betala både det nettobelopp som betalats ut samt den preliminärskatt som rapporterats till SKV.
Vi på Azets rekommenderar därför att ni ser över rutinerna nedan.
- Långtidsfrånvaro
- Löneväxling
- Löneskuld
- Löneunderlag till löneleverantör
- Bokföring
Ta hjälp av ett ombud
Se till att ombud och anställda som ska skapa och skicka in arbetsgivardeklarationen har rätt behörighet hos Skatteverket. Ett ombud kan utföra ärenden eller ta del av information för en privatpersons eller ett företags räkning via Skatteverkets e-tjänster. Behöver ni hjälp med att utföra arbetsgivardeklarationen eller behöver rådgivning kring AGI kan Azets hjälpa er. Kontakta oss för mer information.
Matrisen nedan förklarar vilka behörigheter och begränsningar olika typer av ombud har.
Outsourcing och rådgivning inom ekonomi, lön och HR
Azets är specialister på att lösa våra kunders verksamhetskritiska uppgifter, som ekonomi, lön och HR, så kunderna kan koncentrera sig på sina kärnverksamheter. På Azets kombinerar vi erfarenhet och expertis med moderna digitala lösningar.
Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er
Vill ni ha hjälp inom lön, HR eller ekonomi?
Låt våra experter hjälpa er. Azets erbjuder HR-tjänster och hjälp till företag som vill outsourca sin löneadministration, få hjälp med redovisning samt uthyrning av interimskonsulter. Tveka inte att kontakta oss!
