Så behåller ni kontrollen om controllern säger upp sig

Vad gör ni om en medarbetare på ekonomiavdelningen slutar, blir sjuk eller går på semester? Hur dokumenterade är processerna och vem kan ta över jobbet så verksamheten inte blir lidande? Det finns några saker ni kan tänka på för att minska sårbarheten.

Kontroll på ekonomin kommer inte automatiskt - det är ett resultat av kontinuerliga uppdateringar av räkenskaperna samt rapportering, analys och kommunikation av siffrorna som gör det. För att få kontroll på ekonomin behöver ett företag ha processer, kompetenser och it-stöd för detta. Det behöver även finnas back-up när resurser av någon anledning saknas. Nedan är några sätt att minska sårbarheten när medarbetare på ekonomiavdelningen inte finns på plats.

Uppdaterade arbetsbeskrivningar. För att kunna täcka upp när någon är borta eller slutar är det viktigt att det finns uppdaterade och tillgängliga arbetsbeskrivningar för de specifika arbetsuppgifterna som ska utföras.

Dokumentera processer för att hantera räkenskaperna. Processerna för det löpande ekonomiarbetet fungerar i företaget behöver vara dokumenterade för att kunna upprätthålla kontroll på ekonomin.

Automatisera och digitalisera så mycket som möjligt av arbetet. I bästa fall är arbetet (exempelvis kund- och leverantörsreskontra) till stor del automatiserat och digitaliserat. Detta minskar inte bara sårbarheten ur flera aspekter, utan sparar även tid och leder till kostnadseffektivitet.

Ha en tydlig struktur för rapportering. Det ska finnas en tydlig struktur för rapportering av viktiga KPI:er liksom dokumenterade metoder och beskrivningar där det framgår var och hur underlag till rapporteringen inhämtas. Det är även fördelaktigt om det finns en lättförståelig struktur i dokumenteringen av rapporter och KPI:er från tidigare perioder, så att det blir enkelt för en ny resurs att hitta historik.

Kunskap i IT-lösningar. Se till att flera medarbetare har tillgång till och utbildning i ekonomisystemet. Även om inte flera är “super-users” minskar det sårbarheten när flera personer har grundkunskapen att utföra de viktigaste arbetsuppgifterna.

Låt någon annan göra jobbet åt er. Även om dessa bitar finns på plats kan det vara svårt att behålla kontrollen när någon medarbetare på ekonomiavdelningen försvinner. Ingen personalsammansättning är konstant, dokumenterade processer frångås i praktiken eller missas att uppdateras, ekonomisystemet är kanske svårt att förstå, för att inte prata om alla regler och förordningar. Ett alternativ för att minska sårbarheten är att outsourca hela eller delar av ekonomihanteringen till ett företag som har detta som sin kärnverksamhet.

Då får ni ett team av konsulter som är insatta i er ekonomi. Ni kan räkna med garanterad leverans och ni får tillgång till den expertkompetens ni behöver. Det innebär att ni aldrig behöver tänka på resursbehovet eller att kunskap försvinner med medarbetare som slutar. Dessutom blir arbetssättet och processerna effektivare, eftersom de baseras på många års erfarenheter, verksamheter och bästa praxis.