Så frigör ni tid och resurser på ekonomiavdelningen

Redovisning | 23.09.2022

Många ekonomiavdelningar vill bidra till mer värdeskapande arbete än vad de hinner med i en hektisk vardag. Men hur kan de frigöra tid och resurser? Här kommer tipsen!

Det är ingen hemlighet att de flesta ekonomiavdelningar sliter med att få tiden att räcka till, det visar inte minst Azets olika marknadsundersökningar. Ekonomifunktionen ska ha full kontroll över budget, redovisning och rapportering, säkerställa goda kontrollrutiner samt bidra med analyser och prognoser till verksamheten. De ska också vara kostnadseffektiva och leverera med kvalitet i tid. Samtidigt har de svår att attrahera och behålla personal tack vare den så kallade “great resignation,” en term som används för att beskriva det rekordstora antal uppsägningar som skett sen början av Covid 19-pandemin. Men det finns flera sätt att både frigöra tid och resurser inom ekonomiavdelningen.

 

God planering

Hög tidspress och resursbrist i kombination med dålig planering på ekonomiavdelningen kan bidra till missade leveranser såsom budgetar och ekonomiska analyser. Dessutom kan missade deadlines till t ex Skatteverket ge stora konsekvenser som skadar företaget. Andra stora och oönskade konsekvenser kan vara bristande riskhantering, vilket bland annat kan leda till akuta likviditetsproblem, felaktiga beslutsunderlag eller skev finansiering av verksamheten där akuta kapitalbehov finansieras med hjälp av korta och dyra lån.

 

Planering är alltså A och O och ger samtidigt en bättre arbetsro på ekonomiavdelningen. Att skaffa bra verktyg för planering kan vara avgörande för företagets effektivitet och välmående. Det kan vara system för “task management”, gemensamma kalendrar på avdelningen och strukturerat arbete i Excel. Ett övergripande årshjul rekommenderas med återkommande planering på årsbasis och kvartal-månadsbasis med kontroll på alla viktiga deadlines.  

 

Inom särskilt ett område ser vi att kraven på ekonomiavdelningen ökar, nämligen att rapportera och analysera siffror snabbt efter månadsskiftet. Här är budgeten och budgetarbetet ovärderliga. Mot den bakgrunden investerar många företag i extern rådgivning och stöd för framtagande av budgetar, analyser och prognoser. Externa konsulter har erfarenhet från flera olika branscher och vet vilka processer och modeller som fungerar, vilket frigör tid för ekonomiavdelningen. 



Effektivisera processer 

Arbetet på en ekonomiavdelning kan oftast delas in i tre huvudprocesser: leverantörsreskontra, kundreskontra och redovisning. Ekonomichefen och ekonomifunktionen vinner mycket på att titta närmare på dessa processer för att de ska bli så effektiva som möjligt. 

 

Är det flera som arbetar med samma arbetsuppgifter? Finns det flera sätt att utföra arbetsuppgifterna? Det är exempel på frågor som kan vara en utgångspunkt i arbetet med att få kontroll på arbetsflödet. Därefter är det dags att standardisera processerna. 

 

Att standardisera processer innebär att ekonomiavdelningen ser över hur de kan utföra olika arbetsuppgifter och väljer det som utifrån valda kriterier är det bästa, t ex vad som går snabbast och/eller ger högst kvalitet (minst risk för eventuella fel). Det handlar om framtagning av processbeskrivningar, rutiner och mallar inklusive uppföljning av avvikelser mot standard. Det är viktigt att alla som arbetar med processen sedan arbetar utifrån det som ska vara standard. 

 

Vi vet från Azets undersökningar att ekonomichefernas tidsbrist styr deras prioriteringar. Automatisering av flöden inom redovisning hamnar i topp. Genom automation, tror ekonomicheferna att jobbet blir effektivare, då hela eller delar av en redan standardiserad process utföras automatiskt. Det kan vara leverantörsfakturaprocesser, återkommande bokningar, matchning av konton och integrering mot försystem. På så sätt frigörs både tid och resurser som kan användas till det affärsstödjande arbetet.

 

Samarbeta med en outsourcingpartner 

Ett snabbt och effektivt sätt att frigöra både tid och resurser är att samarbeta med en outsourcingleverantör. Leverantören tar hand om det dagliga arbetet och ger stöd till det strategiska och proaktiva arbetet. Det är en bra grogrund för ekonomiavdelningen så medarbetarna istället kan fokusera på det värdeskapande arbetet.

 

Dessutom gör leverantören arbetet effektivare än vad ekonomiavdelningen själva klarar av. Eftersom samma lösningar och tjänster servar flera företag kan en outsourcingleverantör göra större investeringar i till exempel it och processer samt underhålla en större organisation med specialister på olika områden och offshore-organisationer. Genom dessa lärdomar och erfarenheter bygger leverantören upp en så kallad best practise och lär sig hur man effektivast bedriver en ekonomifunktion.

 

Vi lever i en föränderlig värld och det är något som alla ekonomiavdelningar påverkas mycket av. När företaget skalas upp och ner, t ex vid förvärv eller avyttring av bolag, behöver ekonomifunktionen lägga mycket tid på anpassningar. Då är det effektivt att ha en skalbar lösning och en snabbfotad outsourcingpartner. 

 

Har ni behov av att effektivisera er ekonomiavdelning? Då är ni välkomna att ta kontakt med oss på Azets!