Fördelar med digital och användarvänlig utläggshantering

Redovisning | Lön & HR | 08/12/2020

av Emil Andersson

 

Vårt nya sätt att arbeta hemifrån har fått oss att inse att papperstunga administrativa processer är ohållbara. Vår gästbloggare, Emil Andersson från Findity, menar att en modern utläggshantering är en nödvändighet för dagens företag.

Företag runt om i Sverige har ställt om i raketfart när stora delar av organisationen behövt arbeta hemifrån detta år. Plötsligt blev papperstunga och administrativt krävande uppgifter oerhört utmanande. Effektivisering och digitalisering inom olika led i organisationer har blivit en fråga om överlevnad snarare än ”nice to have”.

Ett exempel är hanteringen av kvitton och utlägg, där en manuell process idag kräver att underlag skickas med post mellan medarbetare, attesterande chefer och ekonomiavdelningen innan de slutligen kan bokföras. Det är idag ohållbart.

Företag har massa att vinna på en modern utläggshantering. I den här artikeln tittar vi närmare på hur en sådan ser ut och vilka fördelar som finns för olika delar av organisationen.

Hur ser en modern utläggshantering ut?

Användarvänlighet

Användarvänlighet är A och O när det kommer till utläggshantering. Det är många personer involverade i processen; medarbetaren, attesterande chefen och ekonomi/lön och flödet måste vara lika enkelt för alla att använda.

Men hur uppnår man då en användarvänlig process? Ett första steg är att samla utlägg, traktamenten och milersättning på ett och samma ställe. Anställda och företag behöver inte jobba i flera system för att sedan manuellt sammanställa underlagen separat för både redovisning och löneutbetalning.

Modern utläggshantering sker också på användarnas villkor. När köpet är gjort ska ett utlägg direkt kunna skapas och skickas på ett enkelt sätt från mobilen. Den attesterande chefen ska kunna godkänna det lika snabbt för att sedan skicka det för ersättning.

En digital tjänst

För att uppnå en snabb och användarvänlig hantering av utlägg är digitalisering och modern teknologi en oerhört viktig pusselbit. Med en molnbaserad tjänst kan utlägg göras on-the-go i mobilen, all data sparas i molnet och är enkel att komma åt från olika enheter. Det underlättar för attesterande chefer och ekonomiavdelningen som hittar alla underlag på ett ställe och inte behöver oroa sig över borttappade kvitton.

En smart digital tjänst hjälper också till med beräkningar, följer de lokala bokföringsreglerna, och utför automatisk kontroll av underlagen. Allt för att underlätta för ekonomi- och löneavdelningen som slipper mycket av det manuella arbetet.

 

Fördelarna med modern utläggshantering för olika delar inom organisationen

Nu har vi kort gått igenom vad en modern utläggshantering faktiskt innehåller, men vilka fördelar har den genom olika led i din organisation?

Medarbetarna

I en modern utläggshantering, tar det cirka 10 sekunder för en medarbetare att skapa ett utlägg. För en medarbetare som har många utlägg och tjänsteresor, som t ex säljare, tar det i snitt en timme per månad per anställd att göra sina reserelaterade utlägg när processen är manuell.

Tänk vilken skillnad en digital och automatiserad utläggshantering kan göra för era anställda som har många utlägg, och hur många fler timmar som kan läggas på, exempelvis, försäljning istället för administrativt arbete.

HR-avdelningen

Att positionera sig som en attraktiv arbetsgivare har blivit allt viktigare. Idag ställer arbetstagare högre krav på utvecklingsmöjligheter och rätt förutsättningar. Även tidseffektivisering värderas högt, vilket gör att digitala processer är en viktig faktor i ett modernt och attraktivt företag.

Utläggshantering är en process som många tycker är både tråkig och frustrerande. HR-avdelningen vinner därför på att företaget förbättrar och förenklar den här tidskrävande administrativa uppgiften så att medarbetarna istället kan lägga sin tid, engagemang och fokus på kärnverksamheten. Det stärker employer branding och ökar chanserna till att medarbetare trivs och stannar i organisationen.

Dessutom innebär en ökad digitalisering av traditionellt papperstunga uppgifter en minskad miljöpåverkan med mindre posthantering samt utskrifter av utlägg och reseräkningar.

Ekonomiavdelningen

En ekonomiavdelning som jobbar digitalt, automatiserat och effektivt sätter ofta tonen för digitaliseringen inom ett företag. Att digitalisera ekonomiavdelningen kan kännas som en omöjlighet, men tänk på att det är en process och inte ett projekt. Börja med att kartlägga vilka processer som kan effektiviseras och digitaliseras - titta på vilka som ger mest värde (sparad tid, sparade kostnader, underlättar för medarbetarna) och starta i den änden.

Med en modern utläggshantering slipper administratörer spendera timmar på att jaga kvitton och attester, istället hittar ekonomiavdelningen alla underlag godkända och samlade i ett enda system. En förenklad process leder till bättre kostnadskontroll och mer tid över för värdeskapande aktiviteter inom företaget.


Det finns, som sagt, massor med fördelar med en modern utläggshantering för olika delar av företaget. Azets erbjuder sina kunder Azets Expense som gör det enkelt att modernisera företagets utläggshantering och ta steget mot en digital och användarvänlig process. Ta gärna kontakt med Azets om ni vill veta mer.

Om författaren Emil Andersson

Emil Andersson är Marketing Manager på Findity, partner till Azets. Företaget ligger bakom expense management plattformen som Azets Expense är byggd på. Emil har omfattande expertis inom B2B-marknadsföring och driver dagligen aktiviteter för att uppnå Finditys vision om zero touch expense management.