Fem sätt att modernisera lönefunktionen

Fler och fler företag upptäcker fördelarna med effektivisering och automatisering av arbetsprocesser genom digitala lösningar och smartare användning av data. Ett av områdena där det finns stort effektiviseringspotential, men som dessvärre många inte är medvetna om, är på löneavdelningen. Trots att funktionen på många företag kan vara relativt liten mätt i antalet anställda, finns det en hel del fördelar med att optimera er lönehantering.

1. Börja med att kartlägga era arbetsprocesser

Det är lätt att bli uppslukad i det dagliga arbetet när man har hög arbetsbelastning eller att undvika att effektivisera avdelningen av oro för att något ska bli fel. Medarbetarna måste ju få sina löner i tid.

Om löneadministratören sitter med samma uppgifter varje dag, flera år i rad, kan det vara mycket svårt att beskriva exakt alla arbetsmoment eftersom det ofta görs av ren vana. Men hur gör ni när administratören blir sjuk eller slutar?

För att skaffa mer kontroll över era löneprocesser bör ni lägga tid på att utarbeta en processbeskrivning för vad som egentligen händer när ni hanterar löner. Med noggranna processbeskrivningar får ni en ökad kontroll och minskar sårbarheten om ordinarie löneadministratör inte är på plats.

2. Ta kontroll över ingående och utgående data

Ytterligare ett steg i rätt riktning för en smidigare lönehantering är att ta kontroll över ingående och utgående data. Hur medvetna är ni egentligen om omfattningen av den information som rapporteras in till löneavdelningen varje månad? Och hur strukturerat sker rapporteringen?

Om all data rapporteras från olika håll i olika format som inte är strukturerade på ett sådan sätt att de kan läsas direkt i lönesystemet, måste löneadministratören skriva all denna information manuellt i lönesystemet.

Genom att kartlägga och kritiskt granska dessa moment kan det ofta uppdagas att en del av dem kan automatiseras. Det i sin tur gör att ni sparar tid som kan läggas på viktigare arbetsuppgifter som vanligtvis inte hinns med.