Intyg till medarbetare - arbetsgivarens ansvar

Vi får ibland frågor om vilka intyg arbetsgivare har en skyldighet att lämna till befintliga och tidigare medarbetare. Många gånger råder det också en begreppsförvirring om intygets faktiska innehåll. Därför är det viktigt att ha koll på vilket intyg som är vilket för att minimera dubbelarbete och fullfölja arbetsgivarens skyldigheter.

Det finns flera anledningar till att intyg för befintliga och tidigare medarbetare behöver framställas. Vissa av dem är lagstadgade och ibland har man som arbetsgivare också en viss tidsram att förhålla sig till.

Arbetsgivarintyg

Ett arbetsgivarintyg styrker bland annat hur mycket medarbetaren faktiskt har arbetat och vad denne har tjänat. För a-kassorna är det detta intyg som ligger till grund för medarbetarens ersättning vid arbetslöshet. I lagen om arbetslöshetsförsäkring framgår det att arbetsgivaren ska utfärda intyget på begäran. Det finns ingen satt tidsram på hur lång tid en arbetsgivare har på sig att framställa intyget, men det bör framställas skyndsamt så att personen kan ansöka om ersättning från sin a-kassa. 

Tjänstgöringsintyg 

Ett tjänstgöringsintyg är oftast mer innehållsrikt än ett arbetsgivarintyg då ett sådant intyg sträcker sig över hela medarbetarens anställningsperiod och inte enkom en viss period, såsom arbetsgivarintyg gör. Det kan bland annat innehålla information kring anställningsdatum, befattning (nuvarande och eventuellt historiska), samt arbetsuppgifter kopplade till befattningen. Tidsramen för att framställa tjänstgöringsintyget framgår oftast i kollektivavtalet eller i företagets policy.

Tjänstgöringsbetyg

Tjänstgöringsbetyget tar utöver tjänstgöringsintygets innehåll bland annat upp krav för befattningen och hur medarbetaren har skött sina arbetsuppgifter under anställningsperioden. Medarbetaren har ingen lagstadgad rättighet att begära ett tjänstgöringsbetyg. Däremot är det god sed och praxis på arbetsmarknaden att arbetsgivare framställer ett betyg med ett personligt omdöme.

Utöver lag, kan det finnas reglerat i kollektivavtal att medarbetaren har rätt till ett tjänstgöringsbetyg. Det kan ibland reglera att medarbetaren har rätt till detta efter sex månaders anställning samt hur lång tid arbetsgivaren har på sig att utfärda det. Många företag väljer att inkludera utfärdandet av just intyget i sin process för offboarding.

Anställningsbevis/anställningsavtal

Anställningsavtalet i sig är ett intyg/bevis att anställning föreligger mellan ett företag och en person.

Innehållet reglerar direkt och indirekt vad som gäller vid anställning. Utifrån LAS ska en arbetsgivare, senast en månad efter det att arbetstagaren har börjat arbeta, lämna skriftlig information till arbetstagaren om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsavtalet eller anställningsförhållandet.

Att tänka på

När det kommer till medarbetaruppgifter såsom historisk lön, frånvaro med mera, är det av största vikt att dessa sparas vid ett eventuellt byte av löneleverantör. Detsamma gäller om man väljer att gå från egen hantering av lön, till outsourcing där en partner tar hand om hanteringen. Man behöver även ha en bra gallringsprocess gällande historisk data utifrån GDPR-perspektivet. Processen behöver vara anpassad till kraven för intyg. 

Så kan Azets hjälpa er

Vi på Azets har en gedigen erfarenhet kring såväl regleringar inom kollektivavtal som lag. Har du som arbetsgivare frågor eller funderingar kring detta eller önskar ni förslag på hur ni ska utforma en viss typ av intyg eller process kring intyg så är ni välkomna att höra av er till oss.