Vad behöver ni tänka på vid offboarding?

Lön & HR | 23/06/2020

av Emelie Björnefur

 

Hur upplevs ni av tidigare medarbetare och vad behöver ni tänka på vid offboarding?

Det sägs att man bara har 7 minuter på sig att göra ett första intryck och många anstränger sig ofta för att få en bra start. Men vikten av ett bra avslut då? Det är något som arbetsgivare har all anledning att tänka på.

Många företag tvingas säga upp delar av personalen till följd av negativa ekonomiska konsekvenser av coronapandemin. Många gånger är det medarbetare som arbetsgivaren satsat på och som har stor potential, men som kanske inte varit anställda tillräckligt länge. Det kan också röra sig om riktigt stora nedskärningar där större delen av personalstyrkan tvingas lämna sina jobb.


Medarbetarupplevelsen

Att få dessa medarbetare att fortsätta känna glädje vid tanken på sin tidigare arbetsgivare är ett strategiskt viktigt mål, eftersom en medarbetare som lämnar med positiv sista upplevelse i bagaget är en fantastisk ambassadör för företaget. En god ambassadör pratar gott om sin tidigare arbetsgivare på framtida arbetsplatser och bland familj och vänner, liksom till en ny medarbetare som kanske ska ta över rollen framöver. Nöjda medarbetare blir dessutom enklare att återrekrytera när vinden vänder och företaget är på rätt köl igen. En väl framtagen offboardingprocess är en god investering.

Det är inte ovanligt med tre månaders uppsägningstid på många företag. Medarbetaren har en period kvar på sin arbetsplats mellan dagen för uppsägningen, till dess att medarbetaren kliver ut genom dörren sista arbetsdagen. Se till att ha en strategi och målbild för hur denna sista tid kan investeras i. Så vad är viktigt att tänka på vid avslutet?


Avslutssamtal

Något som vissa, men långt ifrån alla företag, använder sig av är de så kallade avslutssamtalen. Ett samtal där medarbetaren tillsammans med sin chef och / eller en representant från HR, sitter ner tillsammans för att bena i vad som varit bra och mindre bra. Det kan handla om allt från kollegor och ledarskap till arbetsuppgifter och arbetsförhållanden.

Samtalet innebär att medarbetaren får göra ett avslut och framföra sina synpunkter samtidigt som arbetsgivaren kan dra lärdom och få input till förbättringsarbete. Som arbetsgivare visar ni att ni värdesätter era medarbetares idéer och tankar. Kom ihåg att det inte räcker att boka in ett avslutssamtal för att offboardingen ska upplevas som bra, samtalet är bara en del av det som ni behöver tänka på.


Praktiska detaljer kring avslutet

Redan innan det är dags för ett ändå viktigt avslutssamtal är det bra att vara överens om de praktiska frågorna gällande exempelvis uppsägningstid och vilken den sista arbetsdagen blir. Därefter är det bra att gemensamt också vara överens om hur och när kommunikation till den övriga organisationen ska gå till. Att vara transparent samtidigt som man kanske inte vill skapa oro innan man har en plan för ersättare kan som arbetsgivare vara en svår balansgång. I denna får man inte heller glömma den lämnandes upplevelse av situationen.


Överlämning

Överlämning av arbetsuppgifter, säkerställande av kunskapsöverföring och hjälp med prioritering är något som det är bra att som arbetsgivare ha en process för. Gå tidigt igenom och sätt en gemensam plan, både från den lämnandes perspektiv men också med hänsyn till kvarvarande kollegors arbetssituationer och drivkrafter. Det kan ibland bli ett pussel och här är det även viktigt att tänka på eventuella kunder som blir påverkade och kan uppleva det som trist att medarbetaren slutar.


Tiden fram till sista arbetsdagen

Se till att vara överens om vilka möten eller utbildningar som medarbetaren ska delta på och vilka som inte är aktuella. Det undviker missnöje och osäkerhet. Nyckeln till det hela är god kommunikation och tydlighet.


Avtackning

Den sista avtackningen kan vara en snygg avrundning på en god avslutningsupplevelse för medarbetaren, men också för de medarbetare som är kvar på arbetsplatsen. Det är en gest från arbetsgivaren som visar på uppskattning och att medarbetare på arbetsplatsen är viktiga. Se till att planera in och kommunicera avtackningen i god tid till de som berörs, gärna i samråd som medarbetaren som ska sluta. Tänk på att vissa inte tycker om att få uppmärksamhet och stå i rampljuset, utan kanske vill ha en diskret avtackning.


Lägre kostnader och bättre kontroll

En väl fungerande offboardingprocess kan utöver att bidra till en positiv upplevelse för medarbetare också minska på onödiga kostnader. Det finns uppgifter om att svenska arbetsgivare förlorar miljonbelopp årligen genom att inte följa upp återlämnande av arbetsutrustning i samband med att medarbetare lämnar arbetsplatsen. Det kan även vara licenser, abonnemang, försäkringar och andra förmåner som ligger kvar och tickar kostnader i tystnad. Med en god offboarding får ni också bättre kontroll ur ett säkerhetsperspektiv. Det kan gälla behörigheter till olika system liksom tillgång till nycklar och koder.

Var börjar man?

Att arbeta fram en väl fungerande offboardingprocess, som tar hänsyn till att medarbetaren får en god sista tid och samtidigt säkerställer att det ekonomiska perspektivet beaktas fullt ut, kan vara utmanande för dem som inte gjort det tidigare. Det handlar både om processer och verktyg, men också om de mer mjuka delarna som policy, riktlinjer, ledarskap och organisationskultur.

Vi på Azets är vana att se över nuvarande rutiner och processer för att gemensamt med våra kunder ta fram nya flöden och dokumentation som går i linje med företagets önskade målbild. Detta för att sedan hjälpa till i omställningen oavsett om det gäller offboardingprocesser eller andra delar inom lön och HR-området. Ta gärna kontakt med oss!

Kontakta oss

Om författaren Emelie Björnefur

Emelie Björnefur leder förändringsarbete med fokus på kvalitet, processer och ständiga förbättringar utifrån kundens behov. Hon utbildar internt inom lön och HR-området och hjälper kunder i omställning mot ett mer digital arbetssätt.