Fyra steg till effektiva och varaktiga kostnads­besparingar

Redovisning

by  Jenny Stenius

februari 26, 2018

Fyra steg till effektiva och varaktiga kostnads­besparingar

Redovisning

by Jenny Stenius

februari 26, 2018

De flesta företag har både lönsamma och mindre lönsamma aktiviteter och projekt. Har ni behov av att göra några strategiska eller taktiska kostnadssänkningar? Här är några värdefulla tips på hur ni framgångsrikt kan sänka företagets kostnader. 

Under 2017 har till exempel Telenor, SAS, Vattenfall och NCC nämnts i samband med kostnadsnedskärningar och effektivisering. Som ett led i att sänka kostnaderna är det nödvändigt att titta på vad som kan effektiviseras och vad som kan avvecklas. De möjligheter till effektivisering som diskuteras mest i de stora företagen är automatisering och digitalisering. Och de senaste åren har fokus på kostnadsbesparingar fått en annan dimension än vad den har haft under tidigare år – det har helt enkelt varit nödvändigt.

Oftast delar vi in kostnadsbesparingar i strategiska och taktiska. De strategiska nedskärningarna har störst betydelse och kräver ofta förankring i hela organisationen. De kan innebära sättet att driva verksamheten, centralisering, outsourcing och så vidare. Taktiska kostnadssänkningar kan vara förändringar i processer, riktlinjer och upphandlingsrutiner.

Tidigare var det normalt att man genom att skära ned kostnaderna försökte nå ett mål på 5–20 procents minskning, men nuvarande trender tyder på att detta inte räcker. Vi har nu kunder som har som mål att minska kostnaderna med 80 procent(!).

Här är mina bästa tips för framgångsrik kostnadssänkning

  • Sätt ett mål. 25 procent av företagen som genomför kostnadssänkningar har inget mål, vilket ökar risken för att misslyckas. Det är också ett faktum att ett försiktigt mål ger låg måluppfyllelse.
  • Skapa och håll en budget – det är oftast nyckeln till bra kostnadskontroll.
  • Kostnadssänkningar är inte något du gör en gång om året, det är ett dynamiskt och systematiskt arbete som pågår under en längre tid.
  • Ska du kapa kostnader på samma nivå som alla andra (knappt 10 procent) – eller sätta mer krävande mål?

 

 

… och här är några anledningar till att målen inte nås:

  • Kostnaderna ökar proportionellt med besparingarna.
  • Brist på förståelse i organisationen och därmed en reducerad effekt eller återfall.
  • Brist på förståelse för vad som ligger bakom kostnaderna.
  • Projektplanen är bristfällig.
  • Implementeringsstrategin är för svag.

4 steg till taktiska kostnadsbesparingar

  1. Analys – gör en översyn innan du börjar sänka kostnader.
  2. Se över budget och kostnader.
  3. Genomför nedskärningarna.
  4. Uppföljning och kontroll.

Det är viktigt att du, innan du börjar sänka kostnader, är medveten om att kostnader normalt inte uppstår av sig själva. Det finns normalt en koppling mellan aktiviteter och kostnader. Om kostnadsminskningen kommer att påverka aktiviteter i hög grad, bör du analysera om företagets aktiviteter faktiskt är lönsamma eller inte.

De flesta företag har både lönsamma och mindre lönsamma projekt. Då är det förstås naturligt att titta på om ditt företag bör skära ned på någon av de produkter eller tjänster som du levererar, så att du kan leverera varor och tjänster som ger den bästa möjliga lönsamheten.

Sänk kostnaderna när du kan
Kostnadsbesparingar kräver ofta mycket resurser. Samtidigt är det viktigt att tänka på vad som är den bästa lösningen för verksamheten på lång sikt. Det finns gott om exempel på företag som har ”spenderat pengar som fulla seglare” i goda tider, utan att tänka på att framtiden kanske inte är en dans på rosor!

Med detta i åtanke vill jag avsluta med att säga: sänk kostnaderna när du KAN – inte när du MÅSTE.

Om Jenny Stenius

Jenny har arbetat på Azets sedan 2007 och har erfarenhet av process- och förbättringsarbete med inriktning mot större ekonomifunktioner.