Så förbereder du lönesamtalen med dina medarbetare

Utan tillräckliga förberedelser blir ett lönesamtal mer en löneinformation där medarbetaren får reda på sin nya lön. Dessa samtal lämnar sällan någon part nöjd. Med rätt förberedelser har båda parter förståelse för resultatet och känner sig trygg i att medarbetaren fått ”rätt” lön.
Personer

Tänk på det här för ett lyckat lönesamtal för båda parter

En bra lönerevision för avdelningen förbereds under hela året. Inte en vecka innan lönesamtalet där man försöker komma ihåg och summera medarbetarnas prestationer under det gångna året. En stor del av förberedelserna inför lönerevisionen är utvärdering av utvecklingssamtalen.

I utvecklingssamtalen sätter chef och medarbetare gemensamt upp de mål och förväntningar som finns på medarbetaren inför det kommande året. Dessa gör det mycket enklare att göra en bedömning, och lönesamtalet blir mer en summering av den dialog man haft under året. 

Checklista:

1. Tydliga kriterier
Se till att ha tillgång till en korrekt och uppdaterad mall där kriterierna tydligt framgår för hur lönesättningen ska gå till. Bästa stödet i en löneprocess är en tydlig och genomtänkt lönepolicy för arbetsplatsen.

2. Förankra er lönepolicy internt
Lönepolicyn ska dessutom vara väl förankrad och känd bland alla anställda. Utan lönepolicy vet den som ska löneförhandla inte hur medarbetarnas olika insatser ska belönas. Är det efter prestation, uppnådda mål, individuella egenskaper, eller vad? Om detta är oklart öppnar det för godtycke och osäkerhet – löneprocessens två värsta fiender.

3. Ta reda på dina befogenheter som chef
Vad som får och inte får göras måste vara tydligt, annars urholkas auktoriteten gentemot medarbetarna.

4. Ha koll på kollektivavtal och verksamhetsmål 
Vad som är väldigt viktigt, men lätt att glömma bort är att du som chef måste vara väl insatt i vilka kollektivavtal som gäller och hur målen för verksamheten ser ut – både för avdelningen och för var och en av medarbetarna. Var även uppmärksam på hur ni jobbar med jämställdhet på er arbetsplats. Ingen verksamhet vill förknippas med lönediskriminering så stäm av mot lönekartläggningen som finns för er arbetsplats. Läs om hur en lönekartläggning görs här

5. Ta hjälp av utvecklingssamtalet
Vilka gör ett bra jobb och vem ska ha vilken lön? Det är lättare att veta hur medarbetarna har lyckats om det finns definierade mål att jämföra med. Här är utvecklingssamtalet ett oslagbart hjälpmedel för att göra bedömningar.

6. Se till att genomföra ett bra lönesamtal
Det är svårt att förutse hur samtalet kommer att utvecklas och det är inte lyckat att behöva avbryta medarbetare med orden "Ledsen, men nu har jag ett nytt möte". Här är några tips att ha i åtanke för ett lyckat och effektivt möte:

  • I samband med att man kallar till möte, bifoga mallar för samtalet och dokument från utvecklingssamtal, så att den anställde kan förbereda.
  • Sätt av generöst med tid – minst en timme.
  • Se till att ni är ostörda av telefoner och kollegor.
  • Börja med att berätta om den nya lönen, därefter förklaras varför utfallet blev som det blev.
  • Låt medarbetaren komma till tals.
  • Var noga med att dokumentera vad ni kommer överens om. 
  • Boka inte in för många lönesamtal på en dag.

Det ska löna sig att kämpa

När det är dags för lönerevision är det viktigt att våga lyfta fram individer. I alla företag finns det medarbetare som sticker ut, presterar bra och är villiga att göra det lilla extra. De medarbetare som har nått och även överträffat de mål som ni gemensamt har satt upp måste få en större tilldelning. Om detta inte görs urholkas förtroendet för löneprocessen. Medarbetarna måste känna att det lönar sig att kämpa och vara engagerad.

Har du frågor inom lön?  

Ta hjälp av en expert