HR-processer som är tydliga och effektiva är ett bra sätt att kvalitetssäkra HR-arbetet och att åstadkomma tillförlitliga leveranser. Att ha fungerande processer inom HR, exempelvis rekrytering, onboarding eller kompetensutveckling ger trygghet i organisationen, att alla gör på samma sätt och vet vad som gäller.
Anna Andrén, Senior HR Advisor på Azets, berättar mer om hur man utvecklar en god HR-process och ger en checklista med saker som kan vara bra att tänka på. En tydlig och effektiv HR process minskar frustration och osäkerhet i organisationen. En HR process med fungerande arbetssätt och tydlig ansvarsfördelning är ett bra verktyg för att få ökad kvalitet och tillförlitliga leveranser. Om HR-processen ska vara ett bra verktyg i verksamheten behöver den vara utformad så att den fyller sitt syfte.
Processägarens viktiga roll
En HR-process berör ofta många olika delar av organisationen med flera funktioner som är involverade i de olika stegen; medarbetare, linjechefer, löneadministratör, systemförvaltare och HR, ibland även ekonomifunktionen. En process behöver därför en ägare som förstås av och samverkar med alla, oavsett funktion. Processägaren ansvarar för att processen är effektiv, ändamålsenlig och etablerad samt har en helhetssyn och aktiverar förändringsarbete till förbättringar när behov uppstår.
Processbeskrivning ger trygghet
En definierad processbeskrivning ger trygghet i organisationen, att alla gör på samma sätt och vet vad som gäller. Processbeskrivningen bör ha tillhörande rutiner och policys som stödjer processen. Policyn innehåller riktlinjer och rutinen beskriver i detalj hur arbetet ska utföras.
Processbeskrivningen och dokumenterade rutiner och policys behöver vara tillgängliga. Rutiner bör ibland skrivas så att respektive målgrupp får en egen instruktion eftersom olika målgrupper kan ha olika uppgifter och ansvar i processen. Transparens leder till förståelse att medarbetare/chefer/lön/HR ska utföra vissa arbetsuppgifter i en viss ordning och på ett visst sätt. En väl beskriven process visar tydligt vad som förväntas av föregående person för att nästa ska ta vid.
Tänk på detta när ni ska utveckla era HR-processer:
Vad ska ni prioritera?
En bra början för att ta reda på vilka processer ni vill förnya eller förbättra är att lyfta fram de arbetsuppgifter som ifrågasätts, upplevs ineffektiva eller rent av onödiga. Finns det arbetsuppgifter som är komplicerade eller svåra för verksamheten att förstå kan det vara en idé att belysa processerna.
Hur prioritera?
Ta reda på var det finns kvalitetsbrister eller osäkerhet. Detta kan ni göra genom att:
- Intervjua medarbetare och chefer.
- Ta fram ärenden från ärendehanteringssystem.
- Söka fram mail med vanligt förekommande frågor.
- Lyfta input från kund- och medarbetarundersökningar.
- Inventera de arbetsuppgifter som medarbetare upplever är onödiga, tröga eller långsamma.
Vet ni syftet?
Ifrågasätt vad en arbetsuppgift tillför verksamheten och vilket syfte processen har. Vet ni vad ni vill åstadkomma lämnar ni fokus på hur arbetsuppgifterna utförs och kan istället koncentrera er på att titta på processen och utvärdera om den levererar enligt syftet.
Missa inte vårt nyhetsbrev där vi delar med oss av fler intressanta artiklar inom lön & HR. Prenumerera här
Har nyckelpersonerna rätt kompetens?
För att åstadkomma bra resultat i processutveckling behöver processägare identifieras som har kunskap i ämnet och kan ta emot och förvalta den nya eller förändrade processen vidare. Med det sagt, är det inte nödvändigt att det är processägaren som driver processförändringen utan det kan delegeras till en processledare som avsätter tid till planering, utveckling och leder arbetet.
Ett processförändringsarbete behöver inte vara avancerat med påkostade metoder. Det viktiga är att personer med rätt kompetens finns tillgängliga och är närvarande i arbetet och att syftet med förändringen är väl kommunicerad och förankrad.
Tydlighet!
Hur detaljerat beskriven processen behöver vara och hur noggrant arbetet behöver dokumenteras, hänger ihop med syftet och komplexiteten. Gör det så enkelt det bara går! Det viktigaste är slutprodukten, en processbeskrivning som är tydlig och tillgänglig.
Ge stöd i implementationen
Lägg tid på att förbereda organisationen på det förändrade arbetssättet. Se till att berörda har möjlighet att ta till sig det nya. Utbilda dem i varför processen är viktig och stötta dem i att genomföra sina uppgifter. Chefer och medarbetare som är involverade i processen behöver stöd inte bara vid implementationen. Planera för en period med extra support efter go live för att snabbt kunna hantera osäkerhet och frågor.
Glöm inte följa upp
Glöm inte att följa upp hur den nya processen fungerar. Följer alla processen? Är det något som är oklart? Be om återkoppling från olika delar av organisationen och se om det finns brister som behöver rättas till eller information som behöver förtydligas.
Behöver ni hjälp?
Azets är experter på hur effektiva och kvalitetssäkrade processer kan användas inom HR, löneadministration och redovisning. Ta hjälp av oss och vår erfarenhet för att skapa ett bättre flöde i din verksamhet.Vi kan både hjälpa er att ta fram en ny process eller göra en genomgång av en process som inte fungerar som den ska.
FAQ - Vanliga frågor
Vad är syftet med HR-processer?
Vad är de viktigaste HR-processerna jag bör ha på plats?
Hur väljer jag rätt HR-verktyg och teknologier?
