När RPA (Robotics process automation) infördes på Azets var lönekonsulten Kim T. Soetmann långt ifrån övertygad om teknikens potential. Här beskriver hon sina första erfarenheter av RPA och de mycket uppenbara fördelar som kunde uppnås.

RPA (Robotics process automation) är ett av de heta modeorden idag. Helt kort kan RPA definieras som datorprogram som utför och underlättar de besvärliga och tidskrävande rutinmässiga processerna i det administrativa arbetet. Ett av Azets huvudsakliga affärsområden är löneadministration – som också består av många rutinmässiga och monotona processer.

Lönekonsulter är bland de mest noggranna personer som finns, men det krävs också när man arbetar med lönehantering, eftersom siffrorna måste stämma exakt varje gång. Därför kan det vara svårt att övertyga en lönekonsult om att en robot kan hantera några av momenten i lönehanteringen lika bra – och kanske till och med bättre. Det kan upplevas som jobbigt att behöva lämna över kontrollen i en process där noggrannhet är av yttersta vikt.

Jag är själv en sådan lönekonsult.

När vi införde RPA på Azets, var jag som lönekonsult långt ifrån övertygad om teknikens potential. Numera talar resultaten för sig själva. 

Här beskriver jag mina första erfarenheter av RPA och de mycket uppenbara fördelar som kunde uppnås.

Bakgrund

Som senior lönekonsult på Azets har jag arbetat med löneadministration för företag i en rad olika branscher i sex år. Mina kunder är nordiska företag med 1–500 anställda med olika kollektivavtal. Mitt arbete som lönekonsult innehåller delar som är rutinmässiga och många uppgifter som hör till lönehanteringen är desamma från kund till kund. För dessa uppgifter är det samma process som upprepas varje månad i samband med lönekörningarna. Just det faktum att många lönehanteringsmoment är rutinmässiga och monotona var skälet till att min chef föreslog att vi skulle genomföra RPA för lönehanteringen 2017.

Vad är RPA?

RPA är inte en fysisk robot som dyker upp och blir din kollega. RPA är en datorprogramvara som kan kopiera ditt arbete steg för steg. Beroende på vilken uppgift som ska utföras vet roboten vilka program som ska öppnas, var den ska klicka, varifrån data ska överföras etc. Eftersom roboten är ett datorprogram kan den utföra sitt arbete 365 dagar om året – när som helst på dagen. Det är jag som bestämmer när roboten ska utföra den valda uppgiften och ge mig en statusrapport med eventuella resultatavvikelser.

Vill du veta mer om RPA? Läs mer om Robotics i den här artikeln

RPA hos Azets

På Azets vill vi ligga steget före och vi tvivlar inte på att RPA inom ett par år kommer ändra villkoren för utförandet av de uppgifter som finns i dag. Därför har Azets investerat betydande resurser i RPA, både vad gäller investeringar i nödvändig programvara och inte minst i utbildning och fortbildning av de som arbetar med att utveckla och konfigurera robotarna.

RPA-team har upprättats i fyra av de nordiska länderna – Danmark, Sverige, Norge och Finland.

Jag ingår i det danska teamet och i mitt arbete ingår att identifiera processer där det går att utnyttja RPA. När en process har identifierats och blivit utvald för RPA tar RPA-konsulten vid. Den personens uppgift är att utveckla roboten, implementera, testa osv. Vi samarbetar och samordnar kontinuerligt med andra RPA-team, utbyter erfarenheter, resultat och kunskaper och så vidare.

 

 

Spännande och lite skrämmande på samma gång

När vi på Azets införde RPA tyckte jag att det lät spännande. Vi har alltid ett skarpt fokus på att optimera processer och arbetsflöden så att vi kan erbjuda våra kunder bästa möjliga service. Men jag var också lite orolig. Det finns många saker att tänka på när man arbetar med löner som till exempel lagar, kollektivavtal, särskilda önskemål, anpassade inställningar och så vidare. Hur kan en robot tänka på allt och sedan göra allt rätt? Jag tycker att det finns så mycket att ta med i beräkningarna; hur gör jag för att få en robot att ta hänsyn till alla förhållanden?

Jag är väldigt detaljorienterad och för en lönekonsult är det nödvändigt att allt utfört arbete stämmer fullständigt. Du måste ha kontroll över alla stadier i varje enskild lönehanteringsprocess. Genom att införa robotar som sköter knapptryckningarna blev jag tvungen att släppa lite av den kontrollen och det har varit en utmaning.

Noggrannhet och effektivitet

När vi bestämde oss för att genomföra RPA i lönehanteringen var vi tvungna att börja med att identifiera lämpliga processer.

Vi gick igenom följande steg:

1. Vi granskade alla lönehanteringsprocesser och utvärderade dem utifrån hur många timmar vi lägger ned på olika uppgifter varje månad.

2. Sedan bestämde vi arbetsuppgifter utifrån hur standardiserad processen var.

3. Vi utarbetade en beskrivning av varje steg i processen.

4. Slutligen utvecklades roboten, testades och arbetsflödet i roboten konfigurerades.


När roboten körde de utvalda processerna blev det snabbt klart för mig att min oro var obefogad.

Roboten kan utföra jobbet effektivt och fullständigt korrekt. Den gör inga felskrivningar, blir aldrig upprörd och har ingen möjlighet att förändra processen.

Det är också otroligt bra att roboten inte har några arbetstider utan kan arbeta dygnet runt – året runt. Det innebär till exempel att den kan arbeta på natten och göra statusrapporten klar till mig när jag kommer in kl. 08.00 och jag kan börja arbeta med de uppgifter som kräver min uppmärksamhet. Jag har inga funderingar längre kring införandet av RPA i vårt arbete. Jag skulle verkligen vilja rekommendera RPA till andra eftersom det är ett utmärkt tillfälle för att optimera processer, uppnå högre precision och det gör att personalen kan fokusera på mer spännande och kvalificerade uppgifter.

Förtroendet för RPA ökar i takt med att vi ser att allt fler processer körs utan fel. Det är en spännande utveckling att få vara en del av – ta kontakt med oss som ett första steg!

 

Gillade du den här artikeln? Håll koll på fler artiklar inom ekonomi, lön och HR! Prenumerera på Azets nyhetsbrev här

 Azets hjälper företag med allt inom lön och HR i norden. Läs mer om outsourcing av löneadministrationen här

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Jag är informerad om att jag kan läsa mer om hur Azets behandlar mina personuppgifter i Azets integritetspolicy. Jag kan när som helst göra ändringar i min prenumeration eller avprenumerera från kommunikation från Azets.

Kim T. Soetmann

Om Kim T. Soetmann

Kim T. Soetmann is senior payroll consultant at Azets in Denmark. Kim is handling payroll administration for companies in various industries. The clients are Nordic companies with 1-500 employees with different collective agreements. Kim has been in Azets since 2011.