Detta är Robotic Process Automation (RPA) – en guide för företag

Framtidens ekonomifunktion

by David Månsson

Detta är Robotic Process Automation (RPA) – en guide för företag

Framtidens ekonomifunktion

by David Månsson

Ett verkligt hett ämne i affärstidningarna just nu är Robotic Process Automation (RPA) eller robotstyrd processautomation som det heter på svenska. Många tror att det handlar om att världen ska tas över av robotar. Men riktigt så dramatiskt är det inte som tur är. Här får du en introduktion till RPA och hur du kan ha nytta av det i ditt företag.

Syftet med den här artikeln är att avdramatisera RPA, förklara vad det är och visa på dess fördelar samt berätta hur vi på Azets arbetar med RPA.

Avdramatisering av robotstyrd processautomation (RPA)

Först av allt vill jag undanröja en vanlig förutfattad mening, nämligen den att RPA skulle innebära att det skulle vandra omkring robotar i korridorerna på kontoret eller att en R2-D2 skulle servera kaffe eller gå ut med hunden. Nej, det handlar istället om att ett datorprogram efterliknar det arbete en människa gör på datorn, steg för steg, musklick för musklick. Robotstyrd processautomation har mer gemensamt med Excel-makron än med Telias Ailet eller IBM:s robot Pepper. Rent praktiskt går det till så att organisationer som Azets samarbetar med en leverantör som hjälper dem att utveckla ett robotverktyg för automatiserade processer.

Som namnet antyder utvecklas verktyg för robotstyrd processautomation i syfte att automatisera affärsprocesserna. Den viktigaste och mest uppenbara anledningen till att införa robotstyrd processautomation är att minska kostnaderna. Det finns förstås en del andra uppenbara fördelar också, som ökad noggrannhet vid in- och utmatning av data, kortare ledtider och snabbare kundfeedback.

Vad är skillnaden mellan robotstyrd processautomation och klassisk automation?

En skillnad som är värd att notera när man jämför RPA med klassisk automation, är att RPA fungerar oberoende av bakomliggande system. Det innebär att det inte finns något behov av systemintegration eller att effektivisera affärsprocesserna för att det ska fungera. Om man har en ineffektiv process som idag utförs av människor så är det bättre att använda RPA än att lägga ner kraft på att effektivisera processen. Tidsbesparingen blir ju densamma i slutänden. Det är alltså meningslöst att optimera processerna för en robot, för en robot klagar inte och de är billigare än mänsklig arbetskraft. Den gamla sanningen att förändringar inte behöver vara perfekta, bara de är till nytta, gäller mer än någonsin när det gäller processautomation.

 

 

Viktiga fördelar

Robotteknik kan efterlikna det mänskliga arbetsflödet och exempelvis hämta data från ett Excel-ark och föra över den till ett resursplaneringssystem och därefter skicka ut ett mejl till berörda konsulter. För en van utvecklare kan det gå så pass snabbt som två veckor att utveckla och få igång processautomationen. Det gör att affärsverksamheten så gott som omedelbart kan börja dra nytta av investeringen. Tumregeln är att försöka hitta uppgifter som är regelbaserade, görs ofta och i stor omfattning. RPA lämpar sig däremot mindre för uppgifter som förekommer i många olika varianter, görs i liten omfattning och använder ostrukturerade data, som till exempel fritext.

Är detta relevant för mitt företag?

För många företag är svaret ja. Men det beror på vilken typ av verksamhet du har. Jag ser RPA som en kortsiktig lösning med endast veckor att skörda avkastning ifrån, lämpligen för att slå bukt på osmidiga legacy system. Däremot skulle RPA inte vara värt investeringen för mindre företag eller företag födda i molnet.

Idag appliceras RPA vanligen på interna administrativa arbetsuppgifter, dock rör sig veteraner från baksidan av verksamheten till framsidan för att stödja kundinteraktioner.
Sammanfattningsvis skulle jag föreslå RPA oavsett bransch- affärs- eller administrativ funktion, förutsatt att de passar ovanstående beskrivning.

Jag uppskattar att 30-40 procent av de stora nordiska företagen har börjat sin RPA-resa med cirka 1-10 robotar i produktion, baserat på många RPA-kongresser och relevanta affärsartiklar.

Ett flexibelt tillvägagångssätt med utrymme för misstag

Ny teknik med stor påverkan på den dagliga verksamheten innebär många oförutsägbara utmaningar och fallgropar. Azets strategi för robotstyrd processautomation bygger därför på inställningen ”jobba brett innan du går på djupet”. Tanken med det är att genomföra flera lite mindre RPA-projekt samtidigt i fem länder, Sverige, Danmark, Norge, Finland och Rumänien. För att på så sätt bygga upp en bred kunskapsbas som undan för undan byggs på snarare än att göra en riktigt stor investering på ett enda område.

Azets strategi gör det möjligt för oss att snabbt upptäcka misstag, dela erfarenheter och sprida kunskap om RPA i organisationen. Motsatsen till denna strategi är att skapa medvetenhet och kunskap om RPA inom ett visst definierat område.

Ett nära samarbete mellan affärssidan och IT-sidan av verksamheten är avgörande för om RPA-projektet ska lyckas. I det avseendet utgör Azets inget undantag. Affärssidan av verksamheten ger förslag på processer som kan vara lämpliga för RPA. Tillsammans med RPA-utvecklarna utvärderas och utvecklas sedan dessa så att förväntningarna på vad som går att göra hamnar på en rimlig nivå. Om samarbetet mellan IT-sidan och affärssidan av företaget är bristfälligt och kommunikationen otillräcklig kan det försena RPA-utvecklingen, innebära att förväntningarna på vad man realistiskt kan åstadkomma blir för höga eller att resultatet av automationsarbetet aldrig tas i bruk.

Vad man kan åstadkomma med robotstyrd processautomation – en berättelse från Finland

För att visa på vad man kan åstadkomma med RPA vill jag avsluta med att dela med mig av ett exempel på ett lyckat projekt som genomförts vid Azets i Finland. Den automatiserade processen körs i vårt finska lönesystem, Personec W. Roboten automatiserar här löneavstämningen och kontrollerar om det finns skillnader mellan utbetalningar som gjordes förra månaden och innevarande månad. Alla viktiga skillnader markeras så att de sedan kan undersökas närmare av lönehandläggarna.

Att leta efter sådana fel manuellt är tidskrävande och stjäl tid från handläggarna. När uppgiften kan delegeras till en robot hjälper det lönehandläggarna att skifta fokus från repetitiv felsökning till interaktion med kunderna och andra, mer komplexa uppgifter som kräver analys och problemlösning. Dessutom gör robotar nästan inga misstag alls, vilket innebär att roboten hittar alla fel i utbetalningarna och ökar därmed kvaliteten på vad processen ger ifrån sig.

Vill du veta vad RPA kan göra för din verksamhet?

Jag hoppas att du tyckte att den här introduktionen var användbar för dig och ditt företag. Robotstyrd processautomation skapar utan tvekan potential att öka effektiviteten och minska krånglet. På Azets har vi de rätta personerna och de rätta lösningarna för att hitta de områden inom din verksamhet där det finns potential för effektivisering med hjälp av RPA.

Läs mer om Azets här

David Månsson

Om David Månsson

David Månsson works as Nordic Project Manager at Azets. He is currently managing the robotics process automation setup for Azets. Previously, David has worked as a management trainee in Visma, with software development at Ericsson, mobile application development at IBM and in B2B sales. David has a Master of Science in Information Systems from Lund University, Sweden.