Svenska banker går över till nya filformat och möjligheten att skicka löneutbetalningar vid BGC-fil som svenska bolag har använt i decennier kommer successivt att upphöra. Här summerar vi en del viktig information om vad man bör tänka på för att planera en smidig övergång till det nya filformatet.
Bakgrunden till att svenska banker har beslutat övergå till det standardiserade ISO20022-formatet för betalfiler är Europaparlamentets direktiv (EU) 2015/2366 från den 25 november 2015. Den handlar om betaltjänster på den inre marknaden i Europa och krav som ställs på alla länder inom EU och EES att anpassa sina betallösningar till den nya gemensamma standarden.
Syftet med införandet av det nya formatet är att standardisera betalningar på nationell och internationell nivå. Många banker erbjuder redan nu utförande av löneutbetalning i det nya formatet parallellt som den gamla BGC-filen kan användas. Men BGC-format kommer successivt att stängas ner och det är viktigt att planera övergång i god tid. De första bankerna som stänger BGC-format är Handelsbanken och Danske Bank, men även andra banker planerar för det även om de inte kommunicerat sina deadlines. Tidpunkten för denna förändring är olika för olika banker.
En genomtänkt projektplan behövs
Det är viktigt att bevaka nyheter från sin bank och ta del av information man får som kund. Själva löneutbetalningen är en mycket viktigt process på alla svenska bolag, alla anställda förväntas att få sin lön utbetald, oftast den 25e i månaden. Som arbetsgivare har man skyldighet att kvalitetssäkra att processen för löneutbetalning inte äventyras i samband med övergången till det nya formatet. Det är många som kan vara berörda - dels så klart alla bolagets anställda, men även förvaltare av lönesystem, löneadministratörer, bolagets IT-avdelning och företagets ledning.
En rad frågor bör besvaras
- Hur ser rutinerna på företaget ut idag kring skapande av själva betalfilen?
- Hur distribueras betalfilen till banken och hur ser godkännandeflödet ut idag?
- Vilka delprocesser kan påverkas i samband med förändring av filformat?
- Vilken mjukvara används och kommer den ha stöd för det nya formatet?
- Är det endast lönesystemet som påverkas eller även annan mjukvara som används för att skicka och signera bankfilen?
- Hur ser hanteringen av behörigheter ut för just signering av löneutbetalningsfil?
- Vilken dokumentation bör upprättas och uppdateras i samband med byte av filformat?
- Hur påverkas brytpunkter och deadlines av nya formatet just för er bank?
- Hur säkras rutiner för att filen signeras i god tid innan löneutbetalning?
Förutom väsentliga skillnader mellan det gamla BGC-formatet och det nya xml-formatet bör man vara uppmärksam på att det även finns skillnader i xml-filer beroende på vilken bank man använder, i och med att varje bank har sin egen variant av ISO 20022. Det finns till exempel skillnader på vilken data som dessa filer ska innehålla och brytpunkter när filen ska skickas till banken för korrekt utbetalning den 25:e i månaden. Det kan även förekomma skillnader i vilken information om anställdas bankdetaljer som behöver samlas in i lönesystemet för att falla korrekt ut i filen.
Har ni som arbetsgivare några frågor kring detta? Kontakta oss på Azets. Vi är experter inom löneadministration, HR och redovisning och erbjuder rådgivning till företag som behöver hjälp.
FAQ - Vanliga frågor
Vad är ISO 20022?
Ta del av våra artiklar inom ekonomi, lön & HR och få värdefulla insikter och tips. Fyll i formuläret nedan för att prenumerera.
