Många bolag har inte börjat använda sig av elektronisk fakturering – vissa tycker steget är för stort och andra ser inte behovet. För den som inte är insatt i e-fakturering så är det hög tid att bli det – här förklarar vi varför.
EDI som står för Electronic Data Interchange är inget nytt utan har i själva verket en historia på över trettio år. Det är först på senare år som e-fakturering har blivit aktuellt för många bolag. EDI är en samling standarder som bestämmer hur utbytet av data skall vara utformad. Till en början låg fokus framför allt på försäljnings- och inköpsordrar men med tiden har det tillkommit andra användningsområden och idag är det EDI-fakturan som står i centrum.
I stora drag är en e-faktura ett utbyte av data mellan olika datorsystem, en fil med all information som en faktura innehåller, som exempelvis fakturanummer, belopp, förfallodatum, referens mm. Informationen ges vanligtvis på fakturanivå vilket innebär att det finns mycket användbar information som skapar nytta samt en hel del fördelar till skillnad från en skannad faktura.
Övriga Norden ligger före Sverige
Man skulle kunna tro att Sverige ligger i framkant när det kommer till digitalisering och omställningen till elektroniska fakturor, men faktum är att de övriga nordiska länderna ligger långt före oss. Den 1 april i år, 2019, blev det lagkrav på att skicka e-faktura till offentlig sektor och förhoppningsvis kommer detta sätta ännu mer fart på e-fakturans frammarsch även i Sverige.
Det är ett EU-direktiv som ligger till grund för den nya lagen och den kommer snabbt medföra stora samhällsekonomiska och miljömässiga vinster, inte bara i Sverige utan i hela Europa om vi når det gemensamt uppsatta målet på att majoriteten av alla fakturor i Europa ska vara e-fakturor redan nästa år, 2020.
Idag är den mest använda standarden EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) som är en internationell EDI standard framtagen redan 1987. I Sverige har Svefaktura länge varit det vanligaste fakturaformatet men i och med det nya lagkravet på e-faktura till offentlig sektor har även PEPPOL BIS blivit populärt då formatet följer den europeiska standarden och lever upp till det nya lagkravet.
I Sverige är det vanligt att bolag använder sig av en så kallad fakturaväxel. En fakturaväxel är ett företag som förmedlar fakturorna mellan kund och leverantör. Om ni som mottagare exempelvis inte kan ta emot formatet Svefaktura så konverterar fakturaväxeln fakturan till formatet ni kan hantera.
Så vilken nytta och fördelar finns det med e-faktura?
Förutom de uppenbara fördelarna som att slippa kuvertera och sprätta kuvert samt att spara med papper och miljöpåverkan i form av posttransporter, går processen – skicka & mottagande av e-faktura – mycket snabbare och mottagaren kan ha fakturan hos sig inom någon minut efter att den har skickats, till skillnad från en faktura som skickas via vanlig post eller via mejl.
En annan fördel med e-faktura är att det är säkrare, då fakturan överförs digitalt är den spårbar från början till slut och fakturan kan inte tappas bort i postgången. Informationen som skickas i e-fakturan är också exakt samma information som sedan läses in i mottagarens fakturahanteringssystem och det finns därför ingen risk för feltolkning som vid en skannad faktura då vi kan ha suddiga fakturabilder att jobba med vid tolkning. Tolkningen av en e-faktura sker även per automatik och ni slipper således att mata in fakturauppgifterna manuellt och kan få fakturan konterad automatiskt. Detta leder i sin tur till lägre kostnader då leverantörsfakturahanteringen effektiviseras.
När ni tar emot fakturor elektroniskt behöver ni inte heller arkivera fakturan i pappersformat. Reglerna säger att fakturan ska sparas i det format som ni har mottagit den i.
Låt Azets bli din e-faktureringspartner
Lika passé som det idag är att skicka en pappersfaktura med posten kommer det snart vara att skicka en faktura för skanning. Det är dags att lägga den skannade fakturan bakom oss och gå mot att e-fakturera till 100%. Den som är redo för framtidens fakturering ser snabbt resultaten så varför inte ta kontakt med någon som vet hur det går till på bästa vis?
Vi på Azets hanterar e-fakturering och vet av erfarenhet vilka format, vilket innehåll och andra viktiga delar av EDI-faktureringen som behöver vara på plats. Dessutom tar vi hand om alla frågetecken, om dessa mot förmodan skulle uppstå kring e-fakturor. Låt Azets skapa effektivare fakturaflöden – ta kontakt med oss direkt eller ta del av vårt nyhetsbrev nedan.
