Nu ska vi budgetera! Men fastna inte i fällan. Allt för ofta läggs det alldeles för mycket resurser på att göra en budget utan att ifrågasätta varför och hur. Här är några goda råd på vägen mot en lyckad budgetprocess.
Klara ut syftet med budgeten innan processen startar
Variationen är oändligt stor mellan olika budgetprocesser. Tänk dig det lilla företaget som ska presentera en likviditetsbudget för banken innan man får lånet. Eller den stora koncernen vars verksamhet ska styras utifrån budgeten. Eller finansministern som vill få in så många reformer som möjligt utan att budgeten blir i obalans.
Vilka siffror är viktiga?
Först vill jag ha klart för mig vad som är viktigt. Vad ska vi ha budgeten till? Vilka siffror behöver användarna? Vad ska vi följa upp? Vi ska göra en budget som stödjer företagets visioner, strategier och mål. Är det omsättning, resultat, balans, likviditet, procent eller kronor som är viktigast? För mig är en budget en del av en plan, dvs ett önskvärt läge där man ska befinna sig vid ett senare tillfälle. En uppnådd budget ska vara detsamma som uppnådda mål eller i vart fall delmål.
Hur stora belopp är viktiga?
Finns det någon mening med att alla avdelningar ägnar tid åt att budgetera telefonkostnaderna? Givetvis inte. Den första frågan är om avdelningen över huvud taget behöver bidra till budgeten. Det är alltför vanligt att avdelningar som är 1% av verksamheten åläggs att leverera budgetsiffror på samma nivå som den som står för 50%. Kräv inte att någon ska lägga resurser på att budgetera något som är oväsentligt i helheten.
Många små eller en stor budget?
Min uppfattning är att många små är mer värda. Låt varje avdelning ha sina mål (givetvis synkade med företagets mål) och sin budget som leder mot dessa. Låt även budgeten för hela företaget bli en liten budget. Jag har sett för många gigantiska och ibland överambitiösa projekt/processer där man ska försöka summera massor av oväsentligheter till en väsentlig.
Automatisera
Om du låter en formel räkna ut telefonkostnaden (tex utifrån antal anställda) så kommer du närmare än om du låter varje avdelning räkna på den och sedan summerar. När du är klar över vilken information som behövs och från vilka avdelningar så fundera på hur du effektivast får fatt i den. Om du redan vet att ni säljer mer glass på sommaren och har bra statistik så låt maskinen fördela försäljningen över månaderna.
Planera
Starta upp årets budgetprocess med att planera redan. Se till att syften, mål, väsentligheter och effektivitet genomsyrar planen.
