Automatisering av redovisningen: så blir tusentals nordiska kunder effektivare

Framtidens ekonomi- och lönefunktion | 17/06/2019

av Andreas Viljugrein

 

Som ett stort kunskaps- och teknikföretag i Norden litar mer än 20 000 kunder på Azets för att hjälpa dem att fatta smartare beslut och bli mer lönsamma. Självklart förväntar de sig att vi ska förbättra deras affärer genom utnyttjande av teknik och automatisering inom av redovisnings- och lönearbetet. Men vilka fördelar finns det, hur arbetar Azets specifikt med automatisering och vilka är de viktigaste fördelarna för våra kunder?

Automatisering är ett brett område hos Azets. Vi har flera initiativ som involverar användningen av både ny och mogen teknik och vi arbetar kontinuerligt för anpassa vår organisation därefter.

Här är en översikt över vad vi gör inom automation och teknik, och och vilka fördelar det ger våra kunder.

 

Automatisering i redovisningen

Sann automation i redovisnings– och löneprocesser kräver dataflöden mellan ihopkopplade system, leverantörer och kunder för att vara helt elektroniska. Azets har arbetat aktivt i flera år för att öka delningen av elektronisk kommunikation mellan alla parter.

Vi har en dedikerad enhet som specialiserar sig på elektroniska meddelanden som är certifierade som en PEPPOL-åtkomstpunkt, och vi söker kontinuerligt samarbeten med alla relevanta parter. År 2018 ökade vi andelen elektroniska fakturor för vår genomsnittliga kund från 32% till 43%, vilket resulterade i lägre utgifter i fakturahantering samt förbättrat kassaflöde.

 

image4.png

Automatisering – de olika nivåerna

Vi på Azets närmar oss automatisering inom redovisning och lön på flera nivåer. Beroende på hur mogna bokförings- och lönesystemen är använder vi olika metoder för att optimera automatiseringsnivån. Vi fokuserar på automatisering inte bara för att minska tiden som spenderas på manuella processer, men också för att ytterligare förbättra kundupplevelsen av att använda våra system.

 

Robotics (RPA) – vad vi gör och 3 viktiga fördelar

Vi ser Robotics, som ofta kallas RPA eller Robot Process Automation, som den lägsta nivån på automation. Azets använder programvarurobotar från gränssnittet för att automatisera manuella uppgifter som utförts i äldre system för att kompensera för bristfällig funktionalitet och integrationsmöjligheter.

Vi har etablerat ett nordiskt team av specialister på robotisering samt ett övervakningsteam som ser till att alla uppgifter blir avklarade. Vi har automatiserat flera uppgifter som exempelvis distribution av lönespecar, lagring av juridisk dokumentation samt avstämningar.

Det finns många fördelar med vårt arbete inom robotteknik. De tre viktigaste för våra kunder är:

1) högre noggrannhet

2) snabbare leveranser

3) konkurrenskraftiga priser

 

Kolla gärna in den här videon som förklarar RPA hos Azets:

 

 

Vill ni ha lite inspiration om hur man lyckas med RPA i ert företag? Robotik för företag: 8 lektioner som hjälper er att lyckas

 

Maskininlärning  och artificial intelligence (AI)

Under en längre tid har vi på Azets undersökt hur man använder maskininlärning och AI för att hjälpa våra kunder att bli mer effektiva. I kundportalen CoZone har vi cirka 6 300 chefer som godkänner ungefär 55 000 tidrapporter varje månad i Norden. Dessa chefer är ofta väldigt upptagna, och godkännande av tidrapporter står sällan överst på deras prioriteringslista. Dessutom är det naturligt för människor att göra några misstag, så från tid till annan kan tidrapporter med felaktigheter godkännas. Detta är såklart inte önskvärt.

Så vi frågade oss själva: Vad händer om vi använder maskininlärning för att hjälpa dessa chefer att identifiera fel i tidrapporter – innan de godkänns? Lyckligtvis hittade vi en lösning som fungerade. Läs mer om det här: Hur vi använder artificiell intelligens för att hjälpa 6 300 nordiska chefer

Ett exempel på AI och maskininlärning är vår “coding suggestion engine” i tjänsten Azets Invoice som gav förslag till 300 000 konton förra året, där endast 14% av dessa förslag korrigerades. Den främsta fördelen för kunderna är den minskade tiden för administration.

image2.png

 

Regelbaserad automation

Det går inte att uppnå en helt automatiserad process utan att eliminera behovet av kvalitetssäkring. Vi tror inte att det är möjligt att uppnå 100% noggrannhet med AI och maskininlärning på egen hand, åtminstone inte inom en snar framtid. Azets har under de senaste fem åren utvecklat Azets AutoAccounting, en mjukvara skräddarsydd för att effektivt upprätta regelbaserad automation för fakturahantering hos företag, grupper och industrier. Verktyget kräver manuellt arbete i inledningsfasen, men möjliggör en helt automatiserad process därefter.

 

Molntjänster

Molntjänster, molnet eller cloud computing. De är alla olika namn för IT-tjänster som levereras via internet. Molntjänster möjliggör innovation, minskar kapital- och driftskostnader dramatiskt, ökar smidigheten och minskar avsevärt den tid en ny produkt eller tjänst behöver för att nå marknaden.

Molnet ger fördelar för verksamheten, genom nya smidiga funktioner, och för IT-avdelningen genom operativa förbättringar. En växande del av vår programvara använder sig av Amazons webbtjänster. Azets erbjudande av tjänster från en molnplattform har varit det mest effektiva automatiseringsprojektet inom vår egen IT-verksamhet. Genom att erbjuda tjänster i molnet kan vi tillgodose skalbara och automatiska lösningar med hög säkerhet till våra kunder.

På tal om moln: läs mer om Azets nästa generations kundportal CoZone.

 

Processer och organisering

För att utnyttja olika typer av automatisering krävs en organisation som är strukturerad för ändamålet. Arbetsuppgifterna behöver delas upp i processer och produktionslag behöver organiseras så att delar av en arbetsuppgift görs av en mjukvara utan att förlora översikt och kontroll på leveranserna.

Vi på Azets har spenderat flera år på att optimera vår organisation för automatisering inom redovisning och lön. Vi är organiserade i processgrupper med roller, kvalitetssystem och hanteringar optimerade för ändamålet.

För att automatisera uppgiften med att styra alla processer, team och arbetsuppgifter har vi utvecklat en speciellt anpassad programvara som ger en överblick över alla processer, oavsett om de utförs av en robot eller en konsult. Verktyget gör det möjligt för Azets att hålla fullständig kontroll över leveranserna.

image3.png

 

Vill ni lära er mer om automatisering av bokföring och lön?

För både oss själva och, ännu viktigare, våra kunder, blir teknik ett allt viktigare affärsområde. Det är just därför vi satsar kraftigt på utveckling och utnyttjande av ny teknik – för att lösa kundbehov och skapa bättre kundupplevelser. Här är en översikt över våra tjänster och programvara inom teknik.

Om författaren Andreas Viljugrein

Andreas Viljugrein är chef för IT i Azets. Under de senaste 12 åren har han arbetat med automatisering av bokförings- och löneprocesser. Andreas är för närvarande chef för avdelningar inom automation, mjukvaruutveckling, IT-drift och IT-konsultation.