Arkivering - viktigt att göra rätt

Att vara företagare innebär stor frihet att själv utveckla sin verksamhet och framtid. Med företaget följer dock mer ansvar än vad du kanske visste om, såsom ansvaret att arkivera företagets räkenskaper enligt kraven i Bokföringslagen. I denna artikel har vi sammanställt det viktigaste om arkivering som alla bör känna till.

Vad säger bokföringslagen?

Bokföringslagen (BFL) är inte så omfattande, utan består endast av några sidor som du skulle kunna läsa på lunchen. Bokföringslagen beskriver inte hur bokföring ska gå till i detalj utan snarare när det ska ske, vilka som är bokföringsskyldiga, vad som utgör räkenskapsmaterial samt vad bokföringsskyldigheten innebär. Du kan läsa på om räkenskapsår, under vilka förutsättningar en rättelse kan ske, vilka underlag som krävs och hur bokföringen ska avslutas för året.

I denna artikel fokuserar vi på arkivering, som vi kan läsa om i BFL kap 7 och särskilt vilka krav som ställs på företag i det här avseendet. Kortfattat ska allt räkenskapsmaterial förvaras av företaget på ett tryggt och ordnat sätt i sju år, så att det under den tiden när som helst kan tas fram ur arkivet om det skulle behövas. Det är företagets skyldighet att uppfylla lagens krav. Men hur?

Vad är räkenskapsmaterial och varför ska det arkiveras?

Räkenskapsmaterial är det du bokfört, dvs själva verifikationerna och underlagen till dem, rapporter såsom grundbok och huvudbok, reskontror och lagerlistor, årsbokslut eller årsredovisning och specifikationer till de poster som ingår där. Det kan även vara andra dokument som kanske inte spontant känns relaterat till redovisning, t ex avtal, frakthandlingar, systemdokumentation och behandlingshistorik eller något annat som behövs för att förstå företagets bokföring.

Anledningen till att räkenskapsmaterialet ska arkiveras är att företaget kan behöva visa upp hur man har utfört sin bokföringsskyldighet och vilka underlag man haft för att fatta olika ekonomiska beslut. Det är även viktigt att ha kvar underlagen om diskussioner uppstår vid ett senare tillfälle i relation med kunder, leverantörer, anställda och andra intressenter.

Hur ska arkivet förvaras?

Lagen säger att företagets arkiv ska förvaras i Sverige på ett ordnat, varaktigt och lättåtkomligt sätt till och med det sjunde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Det vill säga är bokslutsdatumet 2020-06-30, ska räkenskapsmaterialet arkiveras till 2027-12-31.

Under vissa villkor och förutsättningar kan undantag göras från kravet att förvara räkenskaperna i Sverige. Arkivet ska förvaras säkert. Det behöver inte vara i ett kassaskåp, utan ett låst kontorsutrymme duger fint. Ordnat och lättåtkomligt innebär att det ska vara lätt att hitta det man söker vid behov och att det ska gå att ta fram utan dröjsmål.

Du ska även ha en arkivplan och en samlingsplan som en del av din systemdokumentation, där det tydligt beskrivs hur bokföringen är uppbyggd, hur den hanteras och förvaras. Systemdokumentationen beskriver vilka system som används i bokföringen inklusive kontoplan, kostnadsställen, automatkonteringar, reskontror osv. Arkivplanen, som är en del av systemdokumentationen, beskriver hur och var räkenskapsinformationen arkiveras, vad som är på papper/digitalt och var det finns etc.

Att upprätta en samlings- och arkivplan för företagets räkenskaper är ofta den knepigaste delen av systemdokumentationen eftersom leverantörerna av bokföringssystem ofta tillhandahåller en beskrivning av själva systemet och hur det fungerar.

Digital arkivering

Om ni inte bokför på papper längre, då finns väl inget att arkivera? Jo, eftersom även digitalt räkenskapsmaterial omfattas av BFL och därmed även av vår skyldighet att arkivera. Lagen är från 1999 och därför inte särskilt anpassad till vårt moderna näringsliv med redovisning som i hög utsträckning sker digitalt och automatiskt.

Icke desto mindre gäller BFL allt räkenskapsmaterial, även digitalt, och det är den form materialet hade när företaget tog emot det som ska sparas. Däremot går det bra att föra över räkenskapsmaterial från ett format (t ex papper) till ett annat (t ex pdf). Men har du en leverantör som påstår att du kan kasta kvittot om du skannat in det i en app, stämmer det inte.

Dock har Bokföringsnämnden (BFN), som är den myndighet som ansvarar för god redovisningssed i Sverige, gett ut råd om hur BFL ska tillämpas. Där anges att om du överför räkenskapsinformation från en form till en annan, t ex skannar ett kvitto, ska originalet sparas i minst tre år. Det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, om det skannade materialet förvaras hela arkiveringstiden.

Finns det digitalt material såsom pdf-er, kanske lagrat på CD-skivor eller USB-minnen, ska du även se till att den utrustning som behövs för att läsa informationen finns tillgänglig under hela tiden.

Några ord om GDPR

Till sist några ord om GDPR. Ingen har väl missat det EU-gemensamma regelverket till skydd för personuppgifter som kom att bli den stora snackisen under 2018. Tidigare kunde man spara allt möjligt “för säkerhets skull”, men det har GDPR satt stopp för. De personuppgifter som du inte måste spara, får du inte heller spara.

Det betyder att du som företagare måste gå den svåra balansgången mellan att å ena sidan spara en komplett räkenskapsinformation (där personuppgifter kan ingå i löneunderlag, fakturor och annat) enligt kraven i BFL och å andra sidan inte spara personuppgifter i onödan, så att du bryter mot GDPR. Känner du dig osäker på om du gör rätt? Vi på Azets kan hjälpa dig med den avvägningen!

Vi hjälper dig!

Vi hoppas att dina frågetecken kring arkivering blivit utredda och att du som kund hos oss inte tvekar att höra av dig om vi kan hjälpa till med något. Vi hjälper våra kunder att se till att räkenskapsmaterialet är komplett överlämnat till arkivering, vi kan se över dina rutiner så att du uppfyller både BFL:s och GDPR:s krav, vi kan se över era arkivplaner och upprätta systemdokumentation om det saknas och vi kan förmedla kontakt till vår partner som tar hand om det fysiska arkivet åt er.

Hör av dig till oss på Azets för bästa möjliga rådgivning kring dessa frågor. Är du redan kund hos oss kan du kontakta din konsult på Azets för att få veta mer!

Kontakta oss