Tillhör ni de som vill ha ut mer effekt av ert fakturahanteringssystem? Här är 7 tips på hur ni kan gå tillväga för att använda ert system på absolut bästa vis.
1. Inkluderar ert fakturahanteringssystem skanningstjänst hos extern part?
Se då till att leverantörerna skickar sina fakturor till rätt adress. Det finns ingen anledning varför ni ska stå och sortera post som sedan ska skickas vidare till en ny adress. Ni får både onödiga portokostnader men också en massa merarbete. Så länge ni skickar posten vidare, så kommer leverantörerna att fortsätta göra fel.
2. Bli inte expert på era fakturor!
Det är kanske lätt för en insatt person att veta vilken medarbetare som alltid hanterar fakturor från en viss leverantör, men om man ska få till en effektiv process så måste man se till att sådan kunskap automatiseras istället för att sitta i någons persons huvud. Fakturor som ska till en viss person, ska ha en referens som styr till den personen. Då kan man bygga in i systemet att automatiskt skicka ut fakturorna till den personen när de kommer in.
3. Våga släppa kontrollen!
Det kan bli fel på en faktura. Varför inte lägga ansvaret på den som attesterar kostnaden att kontrollera detta istället för att ha en person som sitter och tittar på varenda faktura för att se att allt stämmer innan den skickas till attestanten? Helt ärligt, hur många gånger tror ni att det är fel på fakturan? Jag lovar att det inte är så ofta att det är värt att kontrollera varenda faktura. Ta istället för vana att kontrollera hur fakturan är utformad varje gång det kommer en faktura från en ny leverantör. Innehåller den alla obligatoriska fakturafält? Har den referens så att den kan skickas ut automatiskt? Det är ju troligt att alla efterkommande fakturor kommer att se likadana ut, så var noggrann med den första fakturan och kontakta leverantören om något är fel.
4. Undvik samlingsfakturor
Det är betydligt mycket lättare att skicka ut fakturor som bara ska attesteras av en person, än att många personer ska ta varsin liten del av kostnaden. Det resulterar oftast i längre hanteringstider och betalningspåminnelser från leverantörerna. Om man inte kan få fakturan uppdelad per avdelning så kanske man istället ska godkänna fakturan centralt och sedan göra en kostnadsfördelning i ekonomisystemet.
5. Vad kan göras automatiskt?
De flesta fakturahanteringssystem har funktioner med fakturamallar eller abonnemang där man kan lägga upp återkommande fakturor, som konteras på samma sätt varje gång. Det kan vara hyror, leasingavgifter med mera. Man brukar till och med kunna lägga till automatisk attest vilket innebär att fakturorna går direkt till betalning när de anländer i systemet.
6. Elektroniska fakturor
Om ni inte redan börjat är det dags att öka andelen elektroniska fakturor som skickas till er. Det är inte så svårt egentligen och fördelen är att fakturorna kommer in snabbare i systemet och risken för att information feltolkas försvinner helt. Lär dig mer om fördelarna med elektroniska fakturor här.
7. Referenser och uppföljning
Det viktigaste av allt är att ni lever som ni lär. Det är var och ens ansvar att vid beställningar lämna rätt referenser till leverantörerna och att kontrollera och godkänna fakturorna så snart de kommer in i systemet. Om man samtidigt följer upp hur lång tid fakturorna i snitt väntar på godkännande och pratar med dem som inte är så snabba så att de förbättrar sig, så ska ni se att ni snart får bättre effekt av ert fakturahanteringssystem. Summen och sist, tveka inte att ta kontakt med oss på Azets om du har fler funderingar.
