Så kan ni spara pengar i er hantering av leverantörsfakturor

Det finns mycket pengar att spara vad gäller ert företags leverantörskostnader. En stor del av detta ligger i att ha koll på era inköpsrutiner, betalningsvillkor med mera. Men lika viktigt är det att ta kontroll över leverantörsreskontraprocessen. Det är nämligen den företagsprocess som är absolut enklast att automatisera och effektivisera. Trots detta sitter många företag fast i en manuell hantering på grund av att man inte följer ett antal enkla regler. Här ger vi några exempel på några enkla regler att följa. 

1. Välj rätt typ av referenser

Vem känner inte till hur rörigt det blir varje sommar när Lisa på Leverantörsreskontran tar semester. Ingen känner till de rutiner hon har för att veta vem som egentligen ska godkänna leverantörsfakturor med referenser till personer som slutade för flera år sedan. En enkel regel för att förebygga förvirring är att ingen på företaget ska få göra beställningar utan att ange en referens som ska finnas på leverantörsfakturan när den skickas till er.

Och glöm inte att välja rätt typ av referenser. En person kan byta tjänst eller arbetsgivare och då blir en namnreferens snabbt inaktuell. Att använda sig av funktionsreferenser såsom Ekonomi, Marknad etc. är betydligt bättre. Arbetar ni med resultatenheter/kostnadsställen bör ni använda dessa som referenser. Ni sparar nu all den tid det tar att ändra referensen hos alla leverantörer när någon inom företaget slutar.

2. Godkänn leverantörsfakturorna i tid

Ha koll på vilka på företaget som inte godkänner sina leverantörsfakturor i tid. Många tror att en faktura betalas så fort den är attesterad, därför väntar man med att godkänna till förfallodatumet för att spara pengar åt företaget, och fakturan blir för sent betald. Det är viktigt att förklara för alla att fakturan inte betalas förrän på förfallodagen, även om den godkänns samma dag som leverantören skickar den till er. Att ha koll på sena attestanter och påminna dem kommer att spara tid sedan när ni slipper alla betalningspåminnelser. Och tänk på att det idag är vanligt att leverantörerna hoppar över påminnelsen och skickar er direkt på inkasso.

3. Se över era attestregler 

Gör ni det onödigt svårt för er när ni sätter upp attestreglerna i företaget? Det kan vara värt att se över rutinerna för detta. Ju fler personer det är som ska godkänna en leverantörsfaktura, desto längre tid tar det. Och om ni har bestämt för låga beloppsgränser för attestanterna måste fler personer hantera fakturan tills den når en person med rätt attestbelopp.

4. Fokusera på er kärnverksamhet - outsourca!

Är er kärnverksamhet verkligen att hantera leverantörsfakturor? Men likväl måste ni se till att det alltid finns personal på plats att hantera denna viktiga arbetsuppgift. Väljer ni istället att outsourca leverantörsreskontran till ett företag som har detta som sin kärnverksamhet, behöver ni inte längre pussla vid sjukdom och semestrar. Ni vet att jobbet blir gjort oavsett och ni kan koncentrera er på saker som är viktigare för ert företag.