Valet att lägga ut er ekonomifunktion eller löneadministration är högst strategiskt och bör göras med ett långsiktigt tänk snarare än som ett “snabbt” beslut. Det finns en rad fallgropar att ramla ner i när det gäller att hitta en bra outsourcingpartner och lösning. Här ger vi några tips för hur du framgångsrikt överlåter er ekonomifunktion till en outsourcingpartner.
1. Ha klart för er varför ni väljer att outsourca
Den första frågan man bör ställa sig är - varför vill vi överlåta ekonomi- och löneavdelningen? Försök att inte bara tänka utifrån ett kostnadsperspektiv. Handlade det kanske om att öka kompetensen, minska sårbarheten, effektivisera, få tillgång till moderna IT-system eller högre flexibilitet? Utifrån era viktigaste kriterier sätt ett nuläge och ett önskeläge/mål och lista de områden som ni ser borde återbetala sig genom er outsourcing.
2. Inkludera rätt personer
Det är ganska vanligt att den som ska ta beslut om outsourcing inte har tillräcklig information om hur företagets ekonomihantering verkligen fungerar. Det beror ofta på att den som handlar upp tjänsten inte har praktisk erfarenhet av redovisning eller lön, eller inte involverar de som sköter detta i tillräcklig utsträckning. Resultatet blir att det dyker upp behov senare i processen som kanske krävt en annan lösning både tekniskt och kompetensmässigt. Så tipset är att ha rätt personer med i upphandling och projekt från början.
Outsourcing av redovisning & lön till Azets
Funderar ni på att lägga ut ekonomi- och lönearbetet? Då är ni inte ensamma! Allt fler bolag inser att det är vägen fram för att lyckas bygga en modern ekonomi- och lönefunktion. I den här broschyren kan du läsa mer om hur Azets kan hjälpa ert företag.
3. Ha tillräckligt med tid
Många företag beslutar sig för att outsourca sin ekonomifunktion eller lönehantering först när ens medarbetare har sagt upp sig. Tiden för att handla upp en outsourcingtjänst blir därmed alltför knapp. I dessa lägen kan det vara bra att hitta en partner som kan hjälpa till med en övergångslösning under den tid som upphandlingen pågår. Då får ni tid att hitta den lösning som passar just ert företag bäst.
Övergångslösningen kan förvandla denna vanliga fallgrop till ett riktigt bra samarbete när den nya leverantören tillsammans med kunden får möjlighet att sätta sig in i hur verksamheten fungerar och ta över del för del.
4. Tillåt organisationen att “tänka om”
När man väljer att lägga ut ekonomi- och lönefunktionen ska organisationen tänka om. Från att göra hela eller delar i egen regi, till att bli kravställare och samarbeta med nya personer och i en del fall efter nya processer och i nya it-system. En vanlig fallgrop är att man avsätter alldeles för lite tid till denna omställning.
Uppstarten är en oerhört viktig tid där både kund och leverantör bör investera tid i möten och workshops. En förväntan när man överlåter ekonomin är ju oftast också att administrationen ska bli bättre och effektivare än idag. Då behöver kund och leverantör tillsammans noga gå igenom nuvarande processer för att se vad som kan förändras och förbättras i och med det nya samarbetet.
5. Ställ krav på er outsourcingpartner!
Sist men inte minst, ställ krav på din outsourcingpartner! De har gjort liknande projekt många fler gånger än vad ni själv har gjort. Är de professionella har de standardiserat sina uppstarter och kan presentera en tydlig plan över alla steg från start till mål.
Vill du veta hur outsourcing av ekonomifunktionen fungerar?
Många tänker att de får bäst kontroll på ekonomin och redovisningen om den hanteras internt. Det är klart att det kan verka logiskt att resultat, analyser och kunskaper delas bäst när uppgifterna sköts i egen regi. I många fall är det faktiskt tvärt om!
Företag som väljer att lägga ut sin ekonomifunktion kan till och med uppleva att de får ökad kontroll på ekonomin. Vill du veta mer? Ladda ner vår guide här nedan.
Man kan läsa sig till mycket. Men att prata med någon som vet är bättre.
Kontakta oss via formuläret eller ring oss på 010-457 50 16 så får du veta mer om hur vi kan hjälpa ert företag.