Valet att lägga ut er ekonomifunktion eller löneadministration är högst strategiskt och bör göras med ett långsiktigt tänk snarare än som ett “snabbt” beslut. Många faktorer måste beaktas innan man bestämmer sig - här har vi sammanställt en lista med några av dem som ni bör överväga innan beslutet fattas.
Produktivitet och kostnader
Externa konsulters timpenning är många gånger högre än för en anställd, och därför kan outsourcing tyckas vara en dyrare lösning än att anställa. Men det finns många kostnader som förknippas med anställda, till exempel semestrar, raster, sjukdom, pension, försäkring, föräldraledighet och personalförmåner. En tumregel är att en anställd kostar företaget 1,3–1,5 gånger lönen och att hen lägger bara 60 % av sin arbetstid på sina egentliga arbetsuppgifter. Den övriga tiden ägnas åt variablerna ovan, t.ex. raster och semestrar.
Om ni väljer outsourcing betalar ni endast timkostnaden för den externa konsulten. Företaget får full valuta för den debiterade tiden. Outsourcing kan därför vara en mer produktiv lösning jämfört med att ha anställda.
Överblick
Många är rädda för att tappa kollen på företagets finanser och löner när ledningen funderar på att outsourca. Det ligger något intuitivt och logiskt tryggt i att hantera arbetsuppgifter internt, där kunskaper och insikter kan förmedlas mellan medarbetarna på kontoret. Men fullständig inblick i räkenskaperna och lönerna kräver konstanta uppdateringar om intäkter och utgifter samt att ledningen informeras löpande. Dessutom måste all kompetens finnas internt.
Överblicken över lönerna och räkenskaperna är ett resultat av löpande uppdateringar och rapporter. Visst kan det skötas internt, men det kräver fasta rutiner och tillräckliga och korrekta resurser.
Om hela eller delar av företagets ekonomi- och lönefunktion läggs ut externt är löpande rapporter och statusuppdateringar en naturlig del av lösningen, så att ni alltid har aktuell och omfattande kunskap om företagets ekonomiska utveckling.
Kvalitet och kontroll
Ängslighet över att förlora överblicken hänger ofta samman med rädsla för att tappa kontrollen. Alla företag vill se till att räkenskaperna och lönerna hanteras korrekt och att kvaliteten är god. Därför kan outsourcing verka osäkert, eftersom företagets affärskritiska funktioner inte hanteras internt.
Men det är en irrationell rädsla, eftersom man bara utnyttjar externa konsulters erfarenhet och specialistkunskaper när man outsourcar, och det är just denna kompetens som garanterar att företagets ekonomi och löner hanteras noga och väl. Ni kan sätta ihop ett konsultteam som kan ta sig an företagets specifika behov av redovisning och lönehantering.
Färdigheter
Det krävs flera olika färdigheter för att ta sig an ett företags samlade ekonomi, men det är få företag som har all kompetens som krävs tillgänglig bland sina medarbetare. Många små och medelstora företag har ofta bara en ekonomiassistent anställd, och denna persons tid, resurser och färdigheter är begränsade. Det kan till exempel betyda att räkenskaperna inte analyseras eller att en likviditetsbudget som kan hjälpa företaget med framtida investeringar inte utarbetas.
Outsourcing kan medverka till att företaget inte längre behöver investera i utbildning och kurser om den senaste lagstiftningen och andra relevanta frågor.
Om ni outsourcar kan ni se till att alla nödvändiga färdigheter och resurser alltid finns att tillgå hos det externa konsultbolaget och att företagets ekonomi och löner alltid behandlas enligt gällande lagstiftning och riktlinjer. Externa konsulter har ofta en professionell bakgrund som de kan utnyttja och därmed öka kvaliteten på hanteringen av företagets ekonomi och löner med hjälp av sina kolleger.
Flexibilitet
Räkenskaperna och lönerna är aldrig statiska, och behovet av resurser på ekonomi- och löneavdelningen varierar. Antalet arbetsuppgifter och situationer som kan uppstå kan variera avsevärt, t.ex. nya projekt, sjukledighet och föräldraledighet, vilket innebär att det kan vara svårt att hitta rätt personal.
Outsourcing av ekonomi- och lönefunktionen kan medföra att företaget kan anpassa behovet av tjänsterna så att de alltid passar den givna situationen.
Sparring och kunskapsdelning
Professionell sparring kan hjälpa företaget att förbättra sin position. Dessutom kan intäktspotentialen och insikterna i företagets ekonomi och löner öka med råd och hjälp av erfarna och professionella konsulter. En extern outsourcingpartner kan även bli sparringpartner om ekonomiska bekymmer uppstår. I sådana situationer kan ni utnyttja konsulternas erfarenhet och kunskap som professionella rådgivare. Det kan hjälpa företaget att hitta de bästa och ekonomiskt sunda lösningarna.
Lägg tiden på företagets kärnverksamhet
Outsourcing ger möjlighet att släppa många administrativa uppgifter som interna medarbetare annars sköter och ändå ha ett professionellt redovisnings- och löneteam till hands. Det kan ge företaget en aktuell överblick över lönerna och ekonomin samt kunskapsdelning och kostnadseffektivt arbete. Outsourcing ger alltså företaget tid att fokusera på kärnverksamheten och att lyckas.
Om redovisningen och lönerna läggs ut på en extern partner kan det hjälpa och förbättra företagets processtyrning genom effektiva och flexibla lösningar som är anpassade efter just dess behov. Ställ upp tydliga mål och stäm av förväntningarna på outsourcing i verksamheten. Det kan hjälpa företaget att hitta den rätta lösningen på outsourcing av redovisningen och lönerna.
Vill ni veta mer?
Vill ni veta om outsourcing av löneadministration och/eller ekonomi och om det är rätt lösning för ert företag? Tveka inte att kontakta oss så berättar vi mer.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
