Håll extra koll på inköpen
I år infaller julafton på en måndag. Det innebär att det endast är två mellandagar. En faktura som skickas fredagen den 21/12 kommer till skanningcentralen först torsdagen den 27/12 där den hanteras och kommer in i fakturahanteringssystemet först på fredagen den 28/12 (elektroniska fakturor går förstås fortare). Mitt förslag är därför att betrakta alla inköp som görs efter den 14/12 som upplupna kostnader som ni behöver hålla extra koll på.
Gå därför ut i organisationen med instruktioner om att beställarna ska meddela vilka inköp de gjort, som ännu inte har fakturerats, och även vad de har planerat att handla under den sista månaden av året. Hur bra man än är som Controller så kan man inte förutse kostnader, som man inte vet om. Om ni har ett mindre företag bör ni tänka igenom vilka arbeten eller leveranser som ni ännu inte fått faktura på så att dessa kostnader kan reserveras upp som en “upplupen” kostnad i innevarande år.
Se till att kreditfakturor är återbetalda
I leverantörsreskontran finns det mycket att göra inför bokslutet. Det viktigaste är att se till att alla kreditfakturor är återbetalda. Det är ganska vanligt att man makulerar en felaktig faktura, men när kreditfakturan väl kommer, så godkänns den ändå i systemet och ligger som ett felaktigt tillgodohavande. Genom att reda upp detta redan i år, kommer ingen kostnad att uppstå. Väntar ni tills nästa år kommer ni att få en kostnad, som egentligen inte finns.
Städa reskontran
Det kan också vara en bra idé att “städa reskontran” inför bokslutet (även om den förstås alltid ska vara städad). Om ni har återkommande leverantörer som skickar många fakturor kan det vara bra att jämföra deras obetalda fakturor med de som ni har obetalda. På så vis blir det inga obehagliga överraskningar nästa år, med kostnader som avser föregående år.
Gå igenom kundreskontran
På samma sätt bör ni även gå igenom kundreskontran. Det är bra om ni redan nu kan ta eventuella diskussioner med kunderna om det som är förfallet, och på så sätt redan i år kunna reservera en osäker fordran. Likaså finns det ingen anledning att vänta tills hela inkassoprocessen har genomförts innan man konstaterar en förlust när en kund tex har gått i konkurs.
Se framåt
För många år sedan arbetade jag på ett statligt företag, där man varje år målade om väggarna i korridorerna. Det gjordes för att de hade en budget att förhålla sig till, och man valde att “tömma” den varje år. Jag undrar hur många lager färg det egentligen fanns på väggarna till slut. Så är det kanske inte på ert företag, men ni ska kanske titta på om det finns kostnader som ni hellre vill att de ska hamna i år, istället för i nästa år, då ni kanske har en massa andra spännande planer att förverkliga.
Få hjälp med er bokslutsrapport
Behöver ni hjälp med bokslutsrapporten? Azets auktoriserade redovisningskonsulter kan hjälpa er. Tveka inte att kontakta oss om du har några funderingar.
